Fatboy Slim, Olifantenpaden, Corona en Datagedreven HR

By 30 april 2020Artikelen, HR

Het nationaal HR Analytics congres 2020

Jubileumeditie

23 september was het zo ver: de vijfde editie van het Nationaal HR Analytics congres. In deze jubileum editie waren meer dan 150 gasten en 20 sprekers aanwezig. Vanwege de corona epidemie vond het congres geheel online plaats, maar dat heeft de pret zeker niet gedrukt. In dit artikel vat ik het congres samen. Mocht je deze casussen interessant vinden, volg dan HR Praktijk. In de komende weken worden de video’s van de meeste presentaties hier gedeeld.

We’ve come a long, long way together

In 1998 bracht Fatboy Slim de plaat Praise You uit. De eerste zin van de songtekst luidt: “we’ve come a long, long way together”. Dit was exact mijn eerste gedachte nadat het congres was afgesloten; wat zijn we als HR Analytics gemeenschap ver gekomen!

Waar er vijf jaar geleden nog veel gepraat werd over de potentie van HR Analytics en er twee, drie jaar geleden wellicht zelfs twijfel was over het waarmaken van de potentie, hebben we in deze editie heel veel fantastische voorbeelden gezien van cases waarmee daadwerkelijk waarde is gecreëerd voor organisaties en medewerkers.

De onderwerpen van deze cases liepen uiteen van Engagement tot Verloop, Diversiteit & Inclusie, Instroom en de ROI op HR Interventies. De methoden besloegen het hele pallet van beschrijvend tot diagnostisch, voorspellende en zelfs de heilige graal decision support. De sprekers vertegenwoordigden een divers palet aan sectoren, van overheid tot zorg, profit en semioverheid. Hieronder, per spreker, de zaken die er voor mij uitsprongen.

Intelligent business performance – Bernard Marr

We leven in de vierde industriële revolutie, ofwel de Intelligence revolutie. Deze revolutie wordt mogelijk gemaakt door een explosie aan data en heeft onder andere impact op HR.

Volgens Bernard biedt deze revolutie 3 kansen voor HR. Ten eerste, beter gebruik maken van data voor besluitvorming. Ten tweede, het automatiseren van processen en diensten. Ten derde, het voorbereiden van de organisatie op de toekomst (van werk en organiseren).

Twee katalysatoren om deze kansen te bereiken zijn volgens Bernard Cloud storage (zie ook Jumbo) en Artificial Intelligence / Machine Learning.

Ministerie VWS – Tekstanalyse competenties – Joost Hoedjes & Mart de Meij

Joost en Mart focussen zich nu met name op het neerzetten van een HR Dashboard, zodat er meer ruimte ontstaat voor HR Analytics.

Eén van de analyse onderwerpen die ze daarnaast oppakken is Strategische Personeelsplanning. Net als bij vele andere organisaties liep men bij VWS vast bij het kwalitatieve deel van Strategische Personeelsplanning. M.a.w. het was niet helder welke competenties in de organisaite voorhanden waren en wat er benodigd was.

Hiertoe is men een tekstanalyse traject gestart. Er zijn 740 vacatures gebruikt, 2 competentiemodellen gebruikt en er is een bibliotheek van woorden gemaakt die bij de competenties passen (bijvoorbeeld teamverband past bij samenwerken en algoritmes past bij computational thinking). Vervolgens zijn de vacatureteksten door een model geanalyseerd. Dit leverde antwoord op de vragen:

  • Wat voor competenties zijn gevraagd tussen 2014 en 2019?
  • Is er een verschuiving in de gevraagde competenties en/of het aantal gevraagde competenties?
  • Wat voor toekomstig relevante competenties worden nog niet uitgevraagd?
  • In hoeverre worden vacatureteksten hergebruikt?

Stedin – Strategische PersoneelsplanningWiesje Koopmans

Stedin, één van de drie netbeheerders in Nederland, zit vol in het begeleiden van de energietransitie. Door deze transitie is de verwachting dat het werk én de kennis en kunde van de mensen die het werk doen gaat veranderen. Zodoende is Stedin aan de slag gegaan met Strategische Personeelsplanning. Voor Stedin draait Strategische Personeelsplanning om het inzichtelijk maken van huidige en toekomstige vraag en aanbod naar arbeid én het mogelijke verschil daartussen.

Wiesje heeft stap voor stap laten zien hoe Stedin dit praktisch heeft aangevlogen, en daarnaast tips en enkele inzichten, die het voor Stedin heeft opgeleverd, gedeeld.

De tips: strategische richting moet helder zijn voordat er gestart kan worden; het hebben van een sponsor op directie niveau is essentieel; begrijp de business waarmee je aan de slag gaat, loop desnoods een dag mee; breng mensen bij elkaar in workshops zodat de juiste dialoog gevoerd kan worden; ongeveer goed (richtinggevend) is goed genoeg.

Achmea –  Van data naar impactvolle inzichten – Ivo Vink & Robert Albers

Iedere HR organisatie die op grote(re) schaal inzichten wil leveren over medewerker- en organisatievraagstukken zal geautomatiseerd data uit verschillende systemen moeten ontsluiten, voordat gerapporteerd en geanalyseerd kan worden. Belangrijke tips hierbij: gebruik ook bronnen die buiten HR liggen (bijvoorbeeld het tijdsregistratie systeem), bepaal vooraf wie er verantwoordelijk is voor het vertalen van de inzichten naar beleid en acties, werk met een ontwikkelagenda om de vraag naar nieuwe functionaliteit te kanaliseren.

Rabobank – Regie over eigen data – Anne Doeser

Op dit moment staat software vaak nog centraal. Dit betekent voor medewerkers dat zijn hun gegevens dubbel moeten invoeren en/of dat organisaties vele koppelingen moeten leggen om data te ontsluiten. Daar komt bij dat de data integriteit niet gegarandeerd is.

Anne hield een bevlogen pleidooi voor een wereld waarin de persoon en zijn gegevens centraal staan, zodat dubbele invoer en extractie fenomenen uit het verleden zijn en personen zelf de regie kunnen nemen over het vrijgeven van persoonsgegevens. Een mooie stip op de horizon die hopelijk gerealiseerd wordt!

Amerpoort – VerzuimBabette Hoefnagels

De zorg is ziek. Het verzuim in de zorg in Nederland lag in 2019 op 6.2%. Een piek in een stijgende trend die al enige jaren gaande is. Dit verzuim is een belangrijke oorzaak waardoor menig zorginstelling nog maar nauwelijks het hoofd boven water kan houden. De gemiddelde zorginstelling heeft nog maar een jaarlijks rendement van 1.46%.

Ook bij Amerpoort (+/- 2.700 medewerkers) is verzuim een uitdaging. 6.44% verzuim in 2019 betekent dat er elke dag 171 collega’s niet inzetbaar zijn. Per jaar kost verzuim zo’n €9 miljoen als de kosten van vervanging worden meegerekend.

Zodoende is er ruimte gemaakt om aan de slag te gaan met verzuimreductie. Maar waar moet je dan starten? Amerpoort heeft middels verzuim-analytics uitgezocht wat de risicogroepen zijn, wat de belangrijkste knoppen zijn waar aan gedraaid kan worden om verzuim te reduceren, én welke factoren géén factor voor verzuim zijn.

Een voorbeeld van een verassend inzicht? Ondanks de verwachting vooraf toonde de analyse aan dat (1) het aantal mensen dat een manager aanstuurt geen effect heeft op het verzuimpercentage, zo ook niet (2) het draaien van gebroken diensten (bv ochtend en namiddag), (3) de zorgzwaarte en (4) deelname aan een aantal verzuimreductie pilot programma’s.

Holland Casino – Relatie blije medewerker blije klant –  Jurgen Hofstede

Net zoals bij NS, een case die verderop in dit artikel wordt, zal de vraag geleefd hebben; wat leveren al die HR interventies nu eigenlijk op? Op ingenieuze wijze heeft Holland Casino deze vraag weten te beantwoorden voor medewerkerstevredenheid. Door roosterdata van medewerkers te koppelen aan de bezoektijden van gasten kon bepaald worden welke medewerkers een rol hebben gespeeld in de beleving van het bezoek van de betreffende klant. Door dit puzzeltje te leggen kon vervolgens de link tussen medewerkerstevredenheid en klanttevredenheid worden gelegd. Jurgen heeft hiermee aangetoond dat tevreden medewerkers bijdragen aan een beter bedrijfsresultaat. Daarnaast heeft hij ook laten zien welke factoren tevredenheid beïnvloeden en daarmee zijn de knoppen geleverd waar Holland Casino aan kan gaan draaien.

AnalitiQsPowerBI dashboard bouwen voor dummiesRamona Boes

De kracht van data wordt pas echt benut als data voor alle betrokkenen snel voorhanden en makkelijke interpreteerbaar zijn. Microsoft PowerBI is een laagdrempelige visualisatie tool waarin snel ontwikkeld kan worden, die bij 9 van de 10 organisaties voorhanden is en die zonder afhankelijkheid van IT te gebruiken is. In deze sessie heeft Ramona laten zien hoe relatief eenvoudig het is om in korte tijd een mooi PowerBI dashboard te bouwen.

PostNL – Verloop onder bezorgers – Anne van de Vorst & Jeffrey Snel

Stel je voor: van de 100 mensen die je aanneemt zijn er 30 mensen binnen 2 maanden weer weg. Uiteraard zijn dit zijn geen getallen om rustig bij te gaan slapen! Immers, het kost geld om mensen te rekruteren, inwerken kost tijd en de kwaliteit van de dienstverlening kan eronder leiden. Bij PostNL was 30% vroegtijdig verloop echter wel het geval. Zodoende werden Anne en Jeffrey aangehaakt om te onderzoeken welke dynamieken er rondom vroegtijdig verloop spelen. De inzichten die ze hebben opgedaan:

  • 11% van de Nieuw aangenomen medewerkers komt nooit opdagen.
  • 12% komt in dienst en vertrekt met daadwerkelijke inzet. Voor deze groep is aangetoond welke variabelen geen relatie hebben tot verloop zoals leeftijd, reisafstand en het weer. Wat er wel van invloed is kon niet worden aangetoond vanwege een gebrekkige datakwaliteit.
  • Richting het moment waarop de VOG ingeleverd moet worden stijgt het aantal opzeggingen. Al met al haakt 3% af als gevolg van VOG uitdagingen.

VWE Automotive – Medewerkersbetrokkenheid real-time – Erwin Brik

Twee jaar geleden begon VWE Automotive met het real-time meten van de medewerkersbetrokkenheid door de tekst in e-mails te analyseren in samenwerking met KeenCorp. Uiterst vooruitstrevend en zodoende één van mijn favoriete cases om te volgen. Te meer omdat ik benieuwd was of VWE effecten van Corona terugziet in de betrokkenheid. Maar ook omdat dit een manier is om de ‘voice of the employee’ op te halen zonder terug te grijpen naar een survey. Erwin laat zien dat Corona effecten terugkomen in hun metingen. Zowel voor de gehele organisatie (zie hieronder), maar ook als hij kijkt naar specifieke groepen en een vergelijking maakt met het jaar ervoor.

Wat is de status quo na 2 jaar meten? Real-time en continue inzicht in betrokkenheid voor de gehele organisatie en specifieke groepen zoals nieuwe medewerkers. Naast een blik op het verleden en heden ook een voorspelling voor de toekomst. Volledig geautomatiseerd. Intern kwalitatieve dialoog om de stand van zaken met elkaar te bespreken.

Wat is de stap die men wil gaan maken? VWE wil inzicht krijgen in de ervaren autonomie, verbinding, competentie en betekenis onder haar medewerkers. De zaken die volgens guru’s als Daniel Pink de betrokkenheid beïnvloeden. Met inzicht in deze zaken wil VWE de betrokkenheid naar een hoger peil brengen.

AnalitiQs – Analytics Translator – Alex Hellemons

Translator: een persoon die de woorden van de ene taal in de woorden van een andere taal omzet. Dit is de definitie die het Cambridge woordenboek geeft. Leuk om te weten hoe er vanuit de taalkunde naar het woord Translator wordt gekeken, maar nog interessanter om te weten wat dit woord, of beter gezegd deze rol, in het land van HR Analytics geïnterpreteerd mag worden en welke tips er bestaan. Alex deelt zijn praktijkervaringen. Twee tips heb ik eruit gepikt.

Tip 1: menig organisatie vindt het lastig om de waarde van Analytics volledig te benutten. Als je met HR Analytics aan de slag gaat, stel dan een Analytics Translator aan om niet alleen de 1e ‘muur’ op de Analytics reis te doorbreken (van terugkijken naar voorspellen), maar ook de tweede (van analyseren naar impact).

Tip 2: een Translator heeft een T-vormig profiel, want het slaan van de brug tussen de lijn, HR en het datateam is de kern van deze rol. Om dat goed te kunnen doen is het belangrijk overal een serieus gesprekspartner te zijn, maar hoef je niet overal de expert in te zijn. Een Translator moet in ieder geval HR domein kennis hebben, begrip van de business, op hoofdlijnen technische kennis en moet verandering kunnen begeleiden.

NS – Effectmeting verzuim interventiesJean-Paul Lucassen

Verzuim is een relevant onderwerp binnen NS, want het zet druk op de uitvoering van de dienstregeling. Dit is tijdens Corona het geval, maar was pre-Corona ook al het geval. Zodoende wordt er binnen de NS een jaarlijks aanzienlijk bedrag aan verzuiminterventies uitgegeven met als doel de vitaliteit te verhogen en het verzuim te reduceren.

Echter, zijn die interventies effectief als er wordt gekeken naar verzuimduur en frequentie? Of met andere woorden is het geld goed besteed? Deze vraag werd door de interne auditors van NS gesteld en kon niet op basis van feiten beantwoord worden.

De Duurzame Inzetbaarheid en People Analytics afdeling van de NS hebben samen met AnalitiQs, als onafhankelijk bureau, en haar leveranciers van de interventies het stokje opgepakt om deze vraag te onderzoeken.

Aan de hand van de analyse is voor een aantal van de interventies een sterke indicatie voor een negatief of positief effect aangetoond of verzuimduur en/of frequentie.

Verder heeft de analyse een nieuwe vraag opgeworpen: worden de juiste mensen bereikt? Onder de deelnemers aan curatieve interventies zat een aanzienlijke groep mensen die op dat moment niet-verzuimden en de deelnemers aan preventieve interventies zijn voor een aanzienlijk deel laag-verzuimers.

Een derde inzicht uit de analyse is dat het belangrijk is om bij contracteren afspraken met leveranciers te maken over het vastleggen en delen van data én eventueel zelfs het meten van zaken als vitaliteit. Op deze manier wordt het makkelijker om een robuuste analyse uit te voeren en ook verder te kijken dan alleen naar een lagging indicator als verzuim.

Ronde tafel: HR-analytics en Corona – Irma Doze e.a.

Ten tijde van de coronacrisis was er bij zowel Jumbo als NS acute vraag naar verzuiminzichten en bijzonder verlof inzichten i.v.m. quarantaines. Bij verzuim lag de nadruk vooral op het aantal zieken per dag. Naast verzuim en verlof was er bij Jumbo ook interesse in het gevoel van ‘veiligheid’ op het werk. Een snelle survey onder de medewerkers hielp om snel bij te sturen en enkele maatregelen te nemen om de ‘veiligheid’ te verbeteren. Een verschil tussen NS en Jumbo is dat bij NS de business fors te leiden heeft onder Corona. Waarbij Jumbo vooral geschoven moest worden met mensen tussen afdelingen om de vraag bij te benen zal de NS afscheid moeten gaan nemen van 2300 mensen. Ook bij deze moeilijke keuze speelt het HR Analytics team een rol. Hoe ziet de organisatie eruit met zoveel minder mensen? Bij VWE automotive kan makkelijk vanuit huis gewerkt worden en lag de grootste zorg bij een dalende medewerkersbetrokkenheid en de mate waarin samengewerkt kan worden a.g.v. Corona (zie ook de VWE Automotive case). Al met al kan gesteld worden dat de Corona vraagstukken en de vraag naar inzichten omtrent de coronacrisis van sector tot sector verschillen.

ProRail – D&I | LoonkloofRachelle van Daalen

“Zonder data ben je niks. Het is die spiegel die je naast je inspanning legt.”

Haar passie voor datagedreven D&I begon voor Rachelle met een uitzending van Buitenhof. Er werd een vergelijk gemaakt tussen de NS en ProRail op het onderwerp vrouwen aan de top. En er werd geclaimd dat ProRail niet aan D&I zou werken en zich misschien wel zou schamen over het gebrek aan Diversiteit.

Deze boute statements zorgden ervoor dat Rachelle wilde weten wat de feiten waren, zodat ze deze statements gefundeerd kon weerleggen en de feiten wilde laten gaan spreken om als organisatie meer divers en inclusiever te worden.

Sindsdien worden bij ProRail beschrijvende analyses opgesteld op zaken als man/vrouw verhouding en de in-, door- en uitstroom van mannen en vrouwen. Begin vorig jaar is daar een diagnostische analyse naar Gelijk Werk Gelijk Loon bijgekomen. En later in het jaar volgde als klap op de vuurpijl een genderbalans voorspelmodel dat aangeeft in hoeverre ProRail binnen 12 maanden de doelstelling van 30% vrouwen in de organisatie zal gaan halen.

Jumbo – Van onderbuik gevoel naar datagedreven besluitvorming – Hedwig Klarenbeek

Als ze bij Jumbo iets willen dan gaan ze ervoor! Dit geldt zeker ook voor HR Analytics. Eind 2018 werd de ambitie geformuleerd om de slag te maken naar datagedreven HR. In twee jaar zijn enorme stappen gezet, maar hoe zag die reis eruit?

Het startpunt was het uitvoeren van een nulmeting waarin de 10 bouwstenen van HR Analytics onder de loep zijn genomen en doelstellingen zijn geformuleerd.

In de haar presentatie is Hedwig vooral ingegaan op de stappen die zijn gezet op Reporting, Analytics en Research (ook wel Voice of the Employee genoemd).

Eén van de observaties in de nulmeting was dat employee experience data/inzichten niet beschikbaar waren. Zodoende is een Voice of the Employee programma gestart. Dit programma bevat inmiddels een 4 wekelijkse eNPS pulse meting (al dan niet gecombineerd met additionele vragen over een relevant thema), de mogelijkheid voor managers om op ieder moment team feedback op te halen en het continu uitvoeren van exit surveys.

Op het gebied van Reporting is men gestart zonder uitgebreide IT infrastructuur. Net als voor alle andere zaken lag in 1e instantie de focus op het creëren van concrete HR Analytics eindproducten voor HRBPs en Lijn managers, zodat de waarde van HR Analytics vanaf dag 1 helder was. Na eerst houtje touwtje data aan elkaar geknoopt te hebben met tools zoals Excel en R, werkt men inmiddels op een volwassen data infrastructuur, op basis van Microsoft Azure, en heeft men een state-of-the-art HR Dashboard, zoals hieronder weergegeven.

Voor Analytics heeft de focus gelegen op twee must-win onderwerpen voor Jumbo. Dit zijn verloop en verzuim. Op verloop bleek onvoldoende data beschikbaar te zijn. Vandaar dat men daarvoor zeer snel het exit interview heeft gelanceerd. Iedere medewerker krijgt binnen 48 uur nadat een vertrekmelding is vastgelegd per email een exit survey waarmee de achtergrond van het vertrek in kaart wordt gebracht.

Op verzuim is het HR Analytics team inmiddels in staat om risicogroepen en oorzaken aan te wijzen (diagnostische analyse), toekomstige verzuimniveau ’s te voorspellen (predictive analytics), een verzuimnorm per manager te formuleren die is gebaseerd op zaken als teamsamenstelling en daarmee realistisch is om over in gesprek te gaan én de kans op lang verzuim aan te geven op het moment van een verzuimmelding zodat verzuim casemanagers gerichter te werk kunnen gaan (decision support)

AnalitiQsAnalyseren met ExcelTeun ter Welle

Excel….?!? Excel is bijna zo oud als de weg naar Rome. Maar net als bijvoorbeeld de Via Appia is Excel ook nog steeds bruikbaar. Sterker nog sommige zaken zijn simpel en makkelijker te doen in Excel dan in analyse software als R en Python. Teun laat in 20 minuten o.a. zien hoe data visueel geanalyseerd kan worden en hij ligt de ‘oplosser’ functionaliteit toe aan de hand van enkele voorbeelden (rooster optimalisatie en de samenhang tussen variabelen achterhalen).

ASML – Instroom – Boudewijn van StraatenMattijs MolNijs Niessen

ASML is in een paar jaar tijd enorm gegroeid. Om de volumes behapbaar en de kwaliteit van de dienstverlening op het juiste niveau te houden is Operational Excellence in Recruitment enorm belangrijk bij ASML. ASML is zodoende aan de slag gegaan met Process Mining als kern element van Operational Excellence. Een nieuwe analyse techniek binnen HR!

Met deze techniek is onderzocht in hoeverre het procesontwerp rondom recruitment gevolgd wordt en in hoeverre er aanpassingen gemaakt moeten worden om de werkelijkheid te faciliteren.

Waar de gemiddelde recruitment happy flow start met CV beoordelingen, gevolgd door gesprekken en wordt afgesloten met een aanbieding, ziet de praktijk er anders uit, zie hieronder.

De resultaten van deze analyse zullen enerzijds gebruikt worden om proces discipline aan te moedigen en anderzijds, olifantenpaadjes die zijn ontstaan en toegevoegde waarde hebben, beter te faciliteren. Ook wordt er gekeken of Process Mining toegepast kan worden op andere HR gebieden, bijvoorbeeld het in kaart brengen van interne mobiliteit.

Tot slot

Al met al waren het twee zeer inspirerende dagen waarin duidelijk is geworden dat het HR Analytics vliegwiel in menig organisatie met succes is aangezwengeld. Grote uitdaging wordt nu om niet alleen relevante inzichten te creëren, maar deze ook om te zetten in acties en beleid, ofwel impact.

Ik wil Mindcampus bedanken voor de organisatie en kijk uit naar de 6e editie. Hopelijk met een bezoek in levende lijve, alhoewel het volgen van deze fantastische online presentaties ook zeker geen straf was.

Mocht je verder willen praten over één van deze onderwerpen dan hoor ik graag van je en maak ik met plezier tijd!

Over de auteur

Gido is mede-oprichter van AnalitiQs. Met 20 HR Analytics experts, hét HR Analytics bureau van Nederland. Als HR Analytics product owner helpt Gido organisaties om de transitie te maken naar datagedreven HR. Daarnaast werkt hij als Analytics Translator & Project manager mee aan specifieke HR projecten die middels data aangevlogen worden. Denk hierbij aan thema’s als Strategische Personeelsplanning, Diversiteit & Inclusie, Verzuim, Verloop, de effectiviteit van het HR instrumentarium en Voice of the Employee.

Auteur:

Gido van Puijenbroek

Gido van Puijenbroek

Managing Director AnalitiQs