Hoe HR met data de
oorlog kan winnen

In deze dagen waar data en digital bovenaan de agenda staan van menig CEO worden regelmatig parallellen getrokken tussen data en olie. Enkele andere voorbeelden:

Data are becoming the new raw material of business.

Craig Mundie, Head of Research and Strategy, Microsoft

Information is the oil of the 21st century, and analytics is the combustion engine.

Peter Sondergaard, senior vp at Gartner

Data is the new oil!

Clive Humby, ANA Senior marketer’s summit, 2006

Data is the new oil?
No: Data is the new soil

David McCandless, TEDGlobal, 2010

Bodemonderzoek

Gemiddeld genomen hebben HR organisaties slecht zicht op waar hun data zich bevinden. Zitten de data bij een leverancier in een database, zitten ze in een cloud applicatie, of staan ze misschien ergens op de eigen infrastructuur? Kortom, er is geen bodemonderzoek gedaan.

Exploratie

Verder valt het ons op dat HR organisaties veelal niet weten onder welke condities de data ontsloten kunnen worden. Is de data nog wel van de organisatie, of zijn de data eigendom geworden van het assessment bureau, de engagement survey leverancier, of de SaaS leverancier?  Als leveranciers akkoord gaan om data te delen, via welke (veilige) manier kunnen de data dan binnengehaald worden? En wat rekent de leverancier om de ruwe data uit te wisselen? Kortom, er is geen exploratie plan.

Raffinaderij

Vervolgens reist de vraag wat is “data”? Zijn dit de originele bron bestanden, of heeft de organisatie ook recht op berekende velden? Ter illustratie: de kans op vertrek of dienstjaren worden wellicht afgeleid van andere persoonskenmerken i.p.v. dat het is ingevoerd door een HR medewerker of manager. Ergo, krijg je een geraffineerde olie, of krijg je vaten ruwe olie aangeleverd en moet je zelf een raffinaderij inrichten?

Olie opslag

Ten slotte is er vaak geen, of een gebrekkige strategie, voor data opslag. Waar worden data bij elkaar gebracht om historie op te bouwen en verbanden te leggen met andere HR data, data van andere bedrijfsonderdelen en (big) data van buitenaf? Hint: dit zou niet je HR personeelsadministratie systeem moeten zijn. Met andere woorden, is de olie opslag goed ingeregeld?

Moraal van dit verhaal? Als er ook maar enige waarheid zit in de parallel tussen data en olie dan moet menig HR organisatie hard aan de slag om de oorlog te kunnen winnen. Enkele tips hierbij:

• Ga stap voor stap te werk: begin klein en breidt langzaam uit
• Start wel op meerdere fronten: begin gewoon met een analyse en verzamel de data die je daarvoor nodig hebt ‘handmatig’. Sla deze data op in een ‘zandbak’, een speeltuin waar je je data kunt leren kennen. Begin daarnaast aan het bouwen aan een structurele oplossing, zowel om te kunnen rapporteren als voor toekomstige analyses
• Betrek andere afdelingen die thuis zijn in data: IT, Business Intelligence (BI), Finance, Marketing Intelligence. Deze afdelingen hebben wellicht al tools en/of een goede voorziening in huis om data op te slaan en te bewerken
• Heb je onderzoeksdata of data van IQ- en persoonlijkheidstesten nodig voor een analyse: zorg dan voor een extra passage in de bewerkingsovereenkomst die ervoor zorgt dat je wel zelf met de data aan de slag mag. Dit vereist intern wel een goede afstemming met de OR en het voldoen aan enkele voorwaarden ten behoeve van bescherming van de privacy rechten van medewerkers, maar het kan!
• Ben je op zoek naar een nieuw operationeel HR-systeem, een recruitmentoplossing of een arbodienst, houd dan ook meteen rekening met de data die je eruit wilt halen. Neem dit mee in je wensen en eisen ten aanzien van het systeem en/of de leverancier.
• Let op met het nemen van ‘short-cuts’ bij het opslaan van data. Nu snel resultaat zien in je dashboard, betekent mogelijk dat een relatief kleine aanpassing later veel werk en tijd kost. Zorg voor een goede structuur in de basisopslag van je data.