Strategische Personeelsplanning

Elke organisatie heeft een strategie en elke organisatie maakt een meerjarenplan. Een belangrijk aspect van een goede strategie en een robuust meerjarenplan is een visie op de mensen die samen de organisatie vormen.

Echter, in veel gevallen is een strategie en meerjarenplan vanuit financieel en marketing aspect aardig onderbouwd. Maar daarbij ontbreekt het hoofdstuk dat over de mens in de organisatie, het menselijke kapitaal, gaat. In andere gevallen wordt op een vrij hoog abstractie niveau aangegeven, bijvoorbeeld per divisie, hoeveel headcount er benodigd is, maar ontbreekt een visie op de competenties die deze mensen meebrengen.

Vreemd, als voor menig organisatie personeelskosten in de top 5 belangrijkste kostenposten staat en het menselijke kapitaal dus een knop is waaraan gedraaid kan worden om marge te beïnvloeden.
Vreemd, als onderzoek aantoont dat het aan boord hebben van de juiste mensen een sleutelvoorwaarde is om succesvol te zijn en mensen dus ook vanuit dit oogpunt invloed hebben op marge/waarde creatie.

Strategische Personeelsplanning

Eigenlijk zou iedere strategie en ieder meerjarenplan dus een mens hoofdstuk moeten bevatten. Idealiter is er een strategisch personeelsplan waarin is uitgewerkt hoeveel mensen (headcount), met welke eigenschappen (competenties) en tegen welke kosten (beloning) er op welk moment (tijd) op welke plaats (locatie) benodigd zijn en in welke vorm (arbeidsverhouding).

Om tot een strategisch personeelsplan te komen is Strategische Personeelsplanning (SPP) het aangewezen middel.

Wat is Strategische Personeelsplanning (SPP)

Vraag aan tien mensen ‘wat is Strategische Personeelsplanning (SPP)’ en je krijgt tien verschillende antwoorden. Hierbij een poging om tot een definitie te komen.

In de wereld van personeelsplanning wordt onderscheid gemaakt tussen operationele, tactische en strategische personeelsplanning (SPP) en soms wordt er nog weleens verwezen naar talent management.

Laten we beginnen met het onderscheid tussen operationeel, tactisch en strategisch.

  • Operationele Personeelsplanning
  • Tactische Personeelsplanning
  • Strategische Personeelsplanning (SPP)

Operationele personeelsplanning gaat over de inzet van personeel op de korte termijn. Het wordt ook wel ‘roosteren’ genoemd. De tijdshorizon voor operationele personeelsplanning is meestal 0-6 maanden.

Tactische personeelsplanning gaat over de inzet van personeel op de middellange termijn. De tijdshorizon is meestal 6-18 maanden. Tactische personeelsplanning vind veelal plaats op het moment dat er budgetten voor het aankomende jaar gemaakt worden. Zodoende wordt het ook wel eens ‘budgetteren’ genoemd. Een andere term die weleens wordt gebezigd is capaciteitsplanning.

Ten slotte is er Strategische Personeelsplanning (SPP). De planningshorizon ligt hier op 18+ maanden. Naast een langere tijdshorizon zijn er nog enkele andere belangrijke verschillen met de eerder genoemde vormen van HR personeelsplanning. Bij Strategische Personeelsplanning (SPP) wordt nadrukkelijk gekeken naar trends/scenario’s die invloed kunnen hebben op de behoefte naar personeel. Denk hierbij aan zaken als  wet- en regelgeving, vergrijzing, digitalisering, de introductie van nieuwe producten, etc. Aangezien de planningshorizon verder in de toekomst ligt is de onzekerheid rond een strategisch personeelsplan versus een operationeel of tactisch plan groter. Er kan immers veel gebeuren tussen nu en bijvoorbeeld 3 jaar van nu. Aangezien de onzekerheid groter is, is bij Strategische Personeelsplanning (SPP) in de juiste richting zitten goed genoeg, terwijl een operationeel plan 100% correct moet zijn.

Nu het verschil tussen operationeel, tactisch en strategisch is uitgewerkt kan Strategische Personeelsplanning (SPP) t.o.v. talent management worden toegelicht. Door mensen die iets met Strategische Personeelsplanning (SPP) willen wordt nog weleens gedacht aan zaken als successie management, of persoonlijke ontwikkeling. In de visie van AnalitiQs is dit talent management en is dit het gevolg van Strategische Personeelsplanning (SPP). Zodra helder is hoeveel er van een bepaalde soort mens op een bepaald moment en een bepaalde plek benodigd zijn kan er namelijk bepaald worden hoe deze behoefte wordt gerealiseerd. Interne talent ontwikkeling is hierbij een route die vaak wordt ingezet. Het extern betrekken van talent middels recruitment, samenwerkingsverbanden of overnames is een andere route.

Strategische Personeelsplanning (SPP) voorbeeld

Door al de jaren heen heeft AnalitiQs veel ervaring opgedaan met Strategische Personeelsplanning (SPP).
Hieronder een aantal voorbeelden van Strategische Personeelsplanning (SPP).

Voorbeeld 1 | Netbeheerder

De energiewereld verandert in rap tempo en netbeheerders spelen hierin een cruciale rol. Energienetwerken dienen te worden aangepast aan de nieuwe vormen van energie en de distributie daarvan. Naast de energie wende is er een algemene digitaliseringstrend gaande en ook dat heeft impact op de aard van het werk. Ten slotte speelt er vergrijzing in deze sector. De netbeheerder wilde weten wat al deze trends betekenen voor het aanbod en de vraag naar personeel voor de afdeling Operations. Concreet speelde er vragen als: wanneer en in welke mate gaan deze trends het werk beïnvloeden? Is er straks een personeelstekort zoals weleens wordt gesuggereerd? Over welke competenties dienen onze mensen te beschikken? Kunnen we mensen met schaarse kennis slimmer inzetten zodat we hen optimaal benutten?

Voorbeeld 3 | Financieel dienstverlener

Een financieel dienstverlener wilde haar dienstverlening sterk gaan digitaliseren. De ontwikkeling van een nieuw dienstverleningsplatform was hierbij cruciaal. Echter, wat betekent digitalisering voor het aantal en het type mensen dat we nodig hebben? Maar ook, wat voor arbeidsrelatie (vast/flexibel) is optimaal? Zodra het platform staat zal immers een omslag gemaakt worden van ontwikkelen naar beheren.

Voorbeeld 2 | High-Tech bedrijf

De EVP van een high tech bedrijf wilde beter inzicht in de benodigde kwantiteit, kwaliteit en kosten van zijn toekomstige medewerkersbestand, zodat hij beter geëquipeerd is om klanten te bedienen én zijn mensen te voorzien in een goede work-life balance. Trends die invloed hebben op deze voorspelling waren de introductie van een nieuwe product, in toenemende mate verkopen van service contracten bij de producten, het efficiënter uitvoeren van het werk en lokaal meer kennis opbouwen zodat er minder afhankelijkheid zou ontstaan van het hoofdkantoor. Verder was er in dit project speciale aandacht voor de doorstroom naar management rollen, omdat zelfopgeleide mensen de producten beter kennen en een netwerk binnen de onderneming hebben waardoor interne doorstroom de voorkeur heeft.

Voorbeeld 4 | Zorginstelling

Een zorginstelling werd geconfronteerd met vergrijzing van het medewerkersbestand en de populatie in haar verzorgingsgebied. Deze trend werd versterkt doordat jongeren juist uit het verzorgingsgebied wegtrekken. Verder werd de instelling geconfronteerd met nieuwe regelgeving. Middels nieuwe regelgeving werden de vereisten om bepaalde zorgtaken te mogen uitvoeren aangescherpt. De zorginstelling wilde antwoord op de vragen: hoe zal de vraag naar onze dienstverlening zich ontwikkelen; hoe groot is het personeelstekort dat we als gevolg daarvan kunnen verwachten; in hoeverre kunnen we met eigen mensen en ontwikkeling van deze mensen de aangescherpte eisen invullen?

Waar kan AnalitiQs jou mee helpen?

AnalitiQs helpt organisaties met Strategische Personeelsplanning (SPP). We doen dit op vier manieren.
Uiteenlopend van het leveren van een strategische personeelsplanning model tot het uit handen nemen van het gehele proces.

Ten eerste kan AnalitiQs Strategische Personeelsplanning model leveren waarmee een organisatie, na een beknopte gebruikerstraining zelf aan de slag kan.

Ten tweede kan AnalitiQs alle facetten van Strategische Personeelsplanning (SPP) voor een organisatie uit handen nemen. Denk hierbij aan de software, het project management, de data verwerking, de rapportage en het faciliteren van workshops om aannames en trends te bepalen. Het eindproduct van een dergelijke samenwerking is een kant-en-klaar strategisch personeelsplan en een proces dat bewezen en beschreven is zodat de organisatie het proces van Strategische Personeelsplanning (SPP) periodiek kan herhalen.

Ten derde bieden we trainingen Strategische Personeelsplanning (SPP) voor organisaties en individuen die zichzelf willen bekwamen in het proces van Strategische Personeelsplanning (SPP). Denk hierbij aan vragen als welke functies spelen een rol in Strategische Personeelsplanning (SPP), welke stappen worden doorlopen om tot een strategisch personeelsplan te komen, welke data zijn er nodig, hoe bepaal je relevante trends en scenario’s, hoe vertaal je trends en scenario’s naar personeelsimpact, etc.

En ten vierde kunnen we een specifieke rol vervullen in het proces van Strategische Personeelsplanning (SPP). Denk bijvoorbeeld aan de rol van Data Scientist die data ophaalt, samenbrengt, structureert, statistische analyses uitvoert en rapportages maakt. Of aan de rol van project manager die de organisatie op een gestructureerde manier door het Strategische Personeelsplanning (SPP) proces leidt en ervoor zorgt dat er tijdig, binnen budget en met de juiste kwaliteit wordt geleverd.

Voordelen van Strategische Personeelsplanning (SPP)

Het hebben van een strategisch personeelsplan biedt legio voordelen. De vier belangrijkste voordelen worden hieronder uitgelicht.

Ten eerst is het een manier om de strategie goed en tijdig uit te voeren en daarmee concurrentievoordeel en dus omzet en/of margegroei te realiseren. “Get the right people on the bus in the right seats”- Jim Collins – author Good to Great.

Ten tweede is HR personeelsplanning een manier om de kosten onder controle te houden. Als een organisatie vroeg zicht heeft op de mensen en competenties die benodigd zijn om de strategie uit te voeren kan hier ook op voorgesorteerd worden. Daarmee worden kostbare reorganisaties en afvloeiingsregelingen voorkomen in tijd van krimp of een verschuivende focus. En in tijden van groei en diversificatie wordt voorkomen dat er ter elfde uren onnodig dure externen worden ingezet, start bonussen betaald worden om talent sneller binnen te hengelen, of dure overnames benodigd zijn om bepaalde competenties snel op grotere schaal binnen te halen.

Ten derde geeft het de organisatie handvatten om aan de hand van het strategische personeelsplan vervolg plannen uit te werken. Zo kan Recruitment bijvoorbeeld bepalen hoeveel vraag er zal zijn naar hun diensten en hoeveel mensen ze zullen moeten rekruteren. De learning afdeling weet op welke onderwerpen er trainingen nodig zijn en hoeveel mensen bepaalde vaardigheden moeten leren.

Ten vierde brengt een strategisch personeelsplan rust. Als tijdig helder is welke koers de organisatie gaat varen en hoe deze koerst invloed heeft op de vraag naar personeel kan daar in een vroegtijdig stadium over gecommuniceerd worden. Medewerkers wordt daarmee de tijd gegund om rustig te wennen aan de gevolgen van het plan en zich erop voor te bereiden door bijvoorbeeld intern te solliciteren, trainingen te volgen of hun ambities elders waar te gaan maken.

Interesse? Maak een afspraak!

Gido van Puijenbroek

Gido van Puijenbroek

Zoek in deze website