HR-analytics bij gemeente Den Haag

By 15 augustus 2018Artikelen, HR

“Trots op wat we al hebben bereikt”

Auteur: Irma Doze

Sinds 2015 ondersteunt AnalitiQs de gemeente Den Haag op het gebied van HR-analytics middels verschillende projecten: Strategische Personeelsplanning, Verzuimanalyse en de ontwikkeling van HR-dashboards en -rapporten. Onlangs sprak Irma Doze van AnalitiQs met Monica Trommelen, Strategisch Adviseur HR Control & Analytics bij de gemeente Den Haag, over hun HR-dashboards. Waar dragen de dashboards aan bij? En wat is de volgende stap?

HR-analytics bij gemeente Den Haag - Interview Monica Trommelen

Waarom hebben jullie gekozen voor nieuwe HR-dashboards?

“Er is een aanzienlijke hoeveelheid data aanwezig in onze systemen, en van hoge kwaliteit. Zonde om daar niet méér mee te doen. Daarbij wilden we inzicht in de voortgang op de HR-doelstellingen. We hebben dan ook besloten om nieuwe dashboards en rapporten te ontwikkelen waarin we de data op een visueel aantrekkelijke, meer intuïtieve en interactieve manier ontsluiten.

Eén dashboard geeft inzicht in de bestuurlijke HR-doelstellingen van ons strategisch HR-beleid, oftewel de stuurgetallen voor de totale gemeente. Iedere manager kan dit dashboard raadplegen voor zijn of haar team en de resultaten vergelijken met die van de dienst of de gemeente. Het biedt stuurinformatie waarbij de focus ligt op de lange termijn.

Het andere dashboard toont kengetallen en is meer gericht op de korte termijn. Het biedt managers ondersteuning op operationeel vlak. Daarnaast hebben we ingezet op themarapporten, zoals verzuim en mobiliteit. De manager krijgt in het dashboard een overzicht van alle gegevens van zijn of haar team en kan, via thema rapporten, afdalen tot medewerkersniveau.”

Hoe kijk je terug op het project?

“Ik ben trots dat we hebben doorgezet en op wat we al hebben bereikt. Daar heeft een heel team van specialisten hard voor gewerkt. Je moet namelijk wel een lange adem hebben: budget regelen, een goede projectmanager zoeken, een team samenstellen en dan natuurlijk aan de slag. Maar het is ons gelukt.

We blijven voorlopig doorgaan met de optimalisatie van de dashboards en rapporten, het is een doorlopend proces. We werken agile, dat wil zeggen dat we steeds een stukje oppakken. Per 6 weken wordt geprioriteerd en bepaald wat er wordt ontwikkeld. Gaandeweg hebben we geleerd hoe we verbeteringen in de dashboards het beste kunnen aanpakken rekening houdend met de beperkingen van de data en de rapportagetool. We worden scherper op de inhoud van de data en heroverwegen berekeningswijzen. Omdat we zo de diepte in moeten, is onze kennis hiervan enorm vergroot.

Ik ben ervan overtuigd dat de nieuwe dashboards van meerwaarde zijn, omdat ze de managers veel beter ondersteunen in het sturen en nemen van beslissingen. Toch blijft het regelen van budget voor de ontwikkeling van de dashboards een uitdaging, iedere keer weer. De middelen zijn beperkt en uiteraard ben je niet de enige collega met goede ideeën die op zoek is naar financiële steun. Een andere uitdaging is om de dasboards nog meer af te stemmen op de wensen van managers en het gebruik te ­stimuleren.” 

Hoe doe je dat?

“We zetten in op communicatie en workshops. Via het intranet en een maandelijkse nieuwsbrief houden we managers en P&O adviseurs op de hoogte van wat we hebben gerealiseerd en waarvoor je de dashboards kunt gebruiken. Het is belangrijk om met name managers daarover te blijven informeren. Daarnaast organiseren we workshops over de dashboards. Deze worden nu nog gegeven door Irma Doze, de projectmanager, en worden na de zomer overgenomen door leden uit het projectteam. De workshops worden positief gewaardeerd en zorgen voor mond-tot-mondreclame. Leuk om te zien dat collega’s zich profileren als ‘ambassadeurs’ van ons project!”

Heb je tips voor vakgenoten die ook een dashboard willen ontwikkelen?

“Het is belangrijk om een goed aanvalsplan te hebben. Inventariseer de behoefte onder gebruikersgroepen en maak al heel snel duidelijk wat het project gaat opleveren door de beoogde look & feel van het dasboard alvast te visualiseren. Maak in geval van een agile werkwijze goede afspraken met de opdrachtgever, omdat gestuurd wordt op budget. De vraag: ‘Goh, ik stel nu een flink budget beschikbaar, maar wat krijg ik daarvoor over 5 maanden?’, kan dan ook niet beantwoord worden. Het is belangrijk om díe verwachtingen te managen. Je moet van verschillende stakeholders het vertrouwen winnen dat het project mooie dingen gaat opleveren en dat kun je tussentijds ook regelmatig laten zien.”

Welke kant wil je op met de HR-dashboards?

“We zijn in ieder geval nog niet klaar. We gaan straks een volgende fase in. Uiteraard is onze wensenlijst groter dan wat we in de volgende fase kunnen realiseren. Momenteel hink ik op twee gedachten. Ik zou de data meer willen gebruiken om te voorspellen, bijvoorbeeld voor verzuim. Dit zou een mooie stap voorwaarts zijn, omdat we dan beter kunnen (bij)sturen en niet alleen naar het verleden en het hier en nu kijken. Daarnaast vind ik het belangrijk om goed te luisteren naar de managers. We hebben hun wensen voor de doorontwikkeling geïnventariseerd middels een enquête en op basis daarvan een actielijst opgesteld. Ook starten we binnenkort met een gebruikersgroep die we bepaalde keuzes willen voorleggen. Zo kunnen we nog beter aansluiten op de behoeften van de gebruikers.

Onze dashboards en rapporten hebben een belangrijke functie in het nieuwe HR-dienstverleningsmodel van onze organisatie. Dit heeft zeker bijgedragen aan het succes van het project. Daarnaast wil de gemeente nu doorpakken met financiële en bedrijfsvoeringsdashboards. De HR-indicatoren die daarvoor nodig zijn, worden overgenomen vanuit onze dashboards. Dat vind ik mooi om te zien.”

Auteur:

Irma Doze

Irma Doze

Managing Director AnalitiQs

Leave a Reply