HR Analytics bij Defensie

TWEE WERKVELDEN,
ÉÉN VERHAAL

Analisten zijn een ‘stelletje cowboys’ die snelle conclusies trekken zonder diepgang en onderzoekers rapporteren altijd te laat en op het verkeerde moment. Dat waren soms de clichés die het onderzoeksteam van Beatrice Snel en het business intelligence team van Jeffry Louvenberg over elkaar uitspraken toen hun werkvelden in oktober 2013 werden geïntegreerd binnen de afdeling Trends, Onderzoek en Statistiek (TOS). Inmiddels bundelen zij, met Daan Leben als afdelingshoofd, al vijf jaar hun krachten op de HR-analytics afdeling TOS van het Ministerie van Defensie. Wat heeft die synergie van onderzoek en data hen opgeleverd?

“Gisteren kreeg ik een telefoontje van de afdeling communicatie”, vertelt Jeffry. “De staatssecretaris zit deze week voor een interview bij Nieuwsuur en ze wil graag weten hoe het precies met de uitstroom bij Defensie zit. Onze collega’s zijn nu aan het werk om die update vandaag klaar te hebben, zodat de staatssecretaris de laatste informatie heeft om dat interview goed te kunnen doen.” Dat is één van de dingen waar Jeffry zich als coördinator van het werkveld business information bij de afdeling TOS binnen het Ministerie van Defensie mee bezighoudt. Hij werkt er nauw samen met het team van Beatrice Snel, coördinator van het werkveld sociaal wetenschappelijk onderzoek. Het team van Beatrice bevraagt de mens in de organisatie, Jeffry de Defensie P&O-systemen. Samen maken ze het binnen TOS tot een coherent en waardevol ‘verhaal’.

“Die synergie is van grote toegevoegde waarde”, vertelt Jeffry. “Wij leggen de inzichten en resultaten uit praktijkgericht sociaalwetenschappelijk onderzoek naast de managementinformatie uit de systemen. Dan kunnen we bijvoorbeeld de staatssecretaris laten overbrengen: ‘Er gaan zoveel mensen weg bij Defensie en dit zijn de redenen dat ze vertrekken’. Of neem de recentelijke discussie over arbeidsvoorwaarden. TOS heeft toen een vragenlijst opgezet met vijf korte vragen om te peilen waarom veel collega’s het arbeidsvoorwaardenresultaat niet goed genoeg vonden. Zo biedt TOS inzicht in de mensen achter de data, waardoor de defensieleiding beter besluiten kan nemen over- en voor het personeel.”

Kanteling

Ooit begonnen de twee werkvelden los van elkaar. Beatrice: “We doen al heel lang onderzoek binnen Defensie aan de hand van vragenlijsten en enquêtes, en ook harde kennis zoals managementinformatie wordt al jaren vergaard. Nu pas worden die ’harde en zachte kant’ waar dat logisch is, gecombineerd.” Het begrip HR-analytics was nog nauwelijks bekend binnen Defensie toen de velden van Beatrice en Jeffry vijf jaar geleden werden samengevoegd binnen TOS. “Wij zijn eigenlijk uit bezuinigingsgronden in 2013 opgericht”, vertelt Jeffry. “Van daaruit ontstond heel natuurlijk onze manier van werken. Pas toen we zo’n twee jaar bezig waren, zetten we de eerste stappen op het terrein van HR-analytics en we ontwikkelen ons nog steeds.”

Vijf jaar later zien Beatrice en Jeffry dat er een duidelijke kanteling gaande is van de feiten naar het waarom. Jeffry: “Steeds vaker wordt er gevraagd naar analyses die gebaseerd zijn op BI-informatie gecombineerd met onderzoek. Voorheen werden beide werkvelden apart bevraagd. Nu kan ik me de laatste keer niet meer herinneren dat er alleen om cijfers gevraagd werd, er komt altijd een achtergrondvraag of een waaromvraag bij. Er wordt bijvoorbeeld al heel lang bijgehouden hoeveel mensen er weggaan bij defensie, maar nu wordt ook de vraag gesteld waarom die mensen ontevreden zijn en wat we daar aan kunnen doen. Er ontstaat diepgang.”

Samen één doel

De inzichten die de HR-analytics aanpak biedt, kunnen het management aanzetten tot actie. Daar zijn wel belangrijke randvoorwaarden aan verbonden. “Ten eerste moeten wij met bijzonder goed onafhankelijk onderzoek en hele sterke analyses aankomen”, vertelt Jeffry. “Mensen moeten erop vertrouwen dat TOS de juiste data heeft en verstrekt.

Een andere belangrijke voorwaarde is dat je in goed contact staat (het netwerk) met de beleids- en besluitmakers. Beatrice: “Je kunt hele goede analyses maken, maar als ze in de la belanden dan heb je er niets aan.” Om dat te bereiken moet je volgens Beatrice goed zichtbaar zijn. Dat wij met onze twee velden samen in één afdeling te vinden zijn, is onze belangrijkste succesfactor daarvoor geweest. We hebben samen één doel voor de organisatie.”

Ook het rapporteren van kerncijfers is volgens Jeffry de sleutel geweest tot hun succes. “Reporting” blijft het fundament om bij de mensen te komen. Zij stellen een simpele vraag, bijvoorbeeld hoe het met de instroom gaat. Wij kunnen die vraag binnen 24 uur beantwoorden omdat we daar onze processen op ingericht hebben. Maar als wij niet het aanspreekpunt zouden zijn voor die simpele vraag, komen ze ook niet met andere vragen of aanvullend onderzoek naar ons toe.”

Battle ritme

Ook leerden Beatrice en Jeffry hoe belangrijk het is om op het juiste moment op de juiste plek te zijn. “Het battle ritme, noemen wij dat”, vertelt Jeffry. “We zorgen dat we op het goede moment zowel onze gegevens als onderzoeken klaar hebben, zodat we ze tegelijk kunnen presenteren.” Dat ritme bepalen Beatrice en Jeffry niet zelf. Beatrice: “We volgen het ritme van de bestuursstaf. Dat was nog niet zo toen we begonnen, het is met de jaren zo ontstaan. Belangrijke rapportages zoals de personeelsrapportage aan de Tweede Kamer bepalen in grote mate ons battle ritme. Daarvoor bieden wij inzichten en overzichten. Maar ook simpele rapportage: hoeveel mensen hebben we, hoeveel mensen zijn er vertrokken, hoeveel mensen werken bij de eenheden. Dat doen we allemaal volgens een bepaald battle ritme. Als je dat voor elkaar hebt, dan merk je dat mensen TOS ook buiten die vaste momenten om advies gaan vragen.”

Met de jaren is TOS het natuurlijke aanspreekpunt in het P&O domein geworden voor elke vraag op dit terrein. “We worden wij nu vaak rechtstreeks gebeld door collega’s of directies, omdat zij weten dat wij de informatie accuraat kunnen leveren”, vertelt Jeffry. Daar is wel wat tijd overheen gegaan, merkt hij op. “De eerste valkuil waar ik in trapte, is dat ik meteen de rol van adviseur wilde aannemen. Ik kwam uit een beleidsrol waar ik adviezen schreef, die rol mat ik mezelf binnen TOS ook aan. Dat werd echter niet geaccepteerd. Na verloop van tijd is dat toch zo gegroeid. Als je inzichten biedt, gaan mensen uiteindelijk ook vragen: ‘Wat zou jij doen?’. Dan ontstaat er een adviesrol uit vraag, in plaats van dat je dat zelf pusht.”

Daarbij streven Beatrice en Jeffry er namens TOS wel naar om objectief te blijven. Beatrice: “Wij geven inzicht aan de hand van data. Dat proberen we zo goed te doen dat het advies er bijna uit rolt. Maar we zeggen het niet. Dat is de kunst.”

Taal

Taal is ook een belangrijk aspect, ontdekten Beatrice en Jeffry na een jaar of twee. Jeffry: “Neem het woord statistiek. We zaten in Portugal een Engelstalige presentatie voor te bereiden, toen we het over ‘statistics’ hadden. Al snel kwamen we er achter dat ik het had over grafieken en tabellen, terwijl Beatrice sprak over methoden, technieken en analyses.” Dat geldt voor veel meer termen, volgens Beatrice. “Een rapport is voor mij bijvoorbeeld iets heel anders dan voor Jeffry. In al die verschillende werelden wordt een verschillende taal gesproken en het is heel wezenlijk dat je weet dat je het over hetzelfde hebt. Dat blijft een gewenningsproces, het vraagt binnen heel TOS om begrip voor elkaars wereld.”

Daarnaast is het volgens Beatrice belangrijk dat je weet waar je het over hebt. “Dan heb ik het niet alleen over de kwaliteit van de data, de juiste tooling en analysetechniek, maar ook over algemene vakkennis van de organisatie waar je zit. Definities en begrippen bijvoorbeeld. We hebben het net gehad over in- en uitstroom, maar wat verstaan we over instroom? En wat is het verschil tussen iemand die aangesteld is en een aanstelbare? Er zijn duidelijke richtlijnen voor die definities, maar die moet je dan wel gebruiken. Anders ontstaat er begripsverwarring.”

Privacy

“Werk veilig, houd je aan de privacyregels en wees transparant en ethisch” benadrukt Jeffry tot slot. “Want binnen de kortste keren ben je het vertrouwen, heel belangrijk voor TOS, kwijt van zowel je leidinggevenden als de mensen die je bevraagt.” De invoering van de AVG heeft dat volgens Beatrice en Jeffry alleen maar makkelijker gemaakt. Beatrice: “Die geeft heldere regels over wat je wanneer mag doen. Je weet beter wat er geregeld moet worden en er zijn mensen die met je meedenken over hoe je dat het beste kan doen.”

Toekomst

De volgende stap voor de toekomst is synergie op data. “We gaan data koppelen”, vertelt Jeffry. “Data over de vertrekintentie en de vertrekreden bijvoorbeeld. Dat lijkt voor veel mensen hetzelfde, maar dat is niet altijd zo. Een collega vertelde bijvoorbeeld dat hij er aan dacht om te vertrekken om de ene reden, maar toen hij later vertrok gaf hij een andere reden.”

Waarschijnlijk wordt volgend jaar met die koppeling gestart, maar dat moet eerst – ook AVG proof – georganiseerd worden. Niet alleen technisch maar ook organisatorisch. Beatrice: “We gaan eerst een methode van werken ontwikkelen, een soort blauwdruk. Zo gaan we binnen onze groep een koppelteam vormen, een kleine groep gescreende mensen die aparte netwerktoegang en een afgesloten ruimte krijgen, zodat ze als enigen bij persoonsgebonden data kunnen. Een onderzoeker die vervolgens met die gecombineerde data aan de slag gaat, zit daar helemaal los van en krijgt dus nooit de persoonsdata te zien. Daar moet je allerlei afspraken over maken: wie mag die data uitlezen? Hoe borg je een goede uitwisseling en een goede koppeling? Zo proberen we een werkwijze te ontwikkelen voor het uitwisselen en koppelen van data, die we later ook naar andere niveaus kunnen tillen. Dat is de ontwikkeling die we de komende twee jaar zullen zien op het gebied van data binnen Defensie.”