Onlangs hebben we een ontmoeting gehad met Eric van Duin, manager HR Informatie, Processen en Systemen en Martin Hendriks, Adviseur HR Informatie bij PostNL in Den Haag. Het was een geweldig interessant gesprek met veel lessen en met veel plezier delen we de best practices van Eric en Martin met jullie. Dit deel vertelt over hoe beiden HR-analytics een plaats hebben weten te geven binnen PostNL. Deel 2 bevat enkele zeer interessante analysevoorbeelden en een blik op de toekomst.

‘Je kunt gemakkelijker 50 toptalenten succesvol ontwikkelen dan de duurzame inzetbaarheid van 50.000 medewerkers. Met HR-analytics lukt dat laatste veel beter,’ zegt Eric van Duin, Manager HR Informatie, Processen en Systemen bij PostNL. Zijn afdeling voerde inmiddels een aantal analyses uit die zijn opgemerkt tot in de boardroom. Van Duin: ‘En dit is nog maar het begin.’

Bij PostNL is data-gedreven HR-beleid sinds 2014 speerpunt. De organisatie hanteert hierbij als één van de kernwaarden: besluiten nemen op basis van feiten. HR vertaalde dat in de missie: “Ons HR-beleid is fact-based; het analyseren en verbinden van (HR-)informatie zorgt ervoor dat we de juiste acties ondernemen in ons werk.” Fact-based HR komt dus bepaald niet uit de lucht vallen bij PostNL en wordt volledig omarmd door de board. Bij HR zelf is dat nog niet helemaal het geval. ‘Ik probeer het proces-denken er meer in te krijgen bij onze 400 HR-medewerkers. Reclame maken voor HR-analytics is een van mijn rollen,’ zegt Van Duin. Zijn afdeling maakt deel uit van een van de drie businessunits, maar zijn focus is gericht op de organisatie als geheel.

Van Duin en zijn eerste manager binnen HR bij PostNL waren een tijdje de twee enige ingenieurs bij HR. Inmiddels zijn dat er meer. Van Duin: ‘Ik hou van mensen en van processen. Op dit terrein kun je dat heel mooi combineren.’ Hij richtte een nieuw systeem en een nieuwe afdeling in voor HR Informatie. Als counter-parts heeft hij voornamelijk collega’s aan de IT-kant. Van Duin ziet daar een trend in. ‘De grens tussen business en IT verdwijnt waar je bij staat, in steeds meer organisaties.’

HR verrast over de mogelijkheden

‘Wij steken er intern veel energie in om HR-analytics over het voetlicht te krijgen,’ zegt data-analist Martin Hendriks die als Adviseur HR Informatie analyses uitvoert en de daarvoor benodigde data verzamelt en koppelt. ‘We deden pas voor 170 HR-collega’s ons verhaal. Dan zie je hoe verrast HR is over de mogelijkheden, de snelheid waarmee de ontwikkelingen gaan en dat je als HR-adviseur tegenwoordig enige analytische skills moet hebben en bijvoorbeeld dashboards moet kunnen interpreteren.’

Kun je daar een voorbeeld van geven?

Eric: ‘De eerste aanleiding om dat te doen was een artikel in de carrièrebijlage van NRC Next. Daarin stond: medewerkers willen graag een jonge manager. Het knipsel hangt nog steeds op ons prikbord. We besloten dat gegeven verder te onderzoeken voor onze eigen managers. Met ons medewerkersbestand zijn we redelijk representatief voor Nederland, dus dat zou er bij ons dan ook uit moeten komen. We konden met actuele data aan de slag. Ons interne betrokkenheidsonderzoek was net afgerond.’

Wat was de analysevraag?

Martin: ‘We wilden van 2000 teams het verband tonen tussen de leeftijd van de teammanager en de score op de betrokkenheidmonitor. Op 2000 teams moet je dat kunnen vinden. Maar die correlatie bleek er bij PostNL verrassend genoeg helemaal niet te zijn. Daarop besloten we verder te kijken naar andere mogelijke correlaties. En wat bleek: hoe hoger het aantal dienstjaren van de manager bij PostNL hoe minder goed het team op betrokkenheid scoorde. Gezien de focus op betrokkenheid nogal een cruciaal inzicht.’

Zie je al verandering optreden in de manier waarop er tegen jullie wordt aangekeken?

Martin: ‘Sowieso komen er meer vragen. Veel ad hoc en vaak alleen nog om cijfers, maar steeds vaker zijn het ook complexere vragen. Het begint dus te komen.’

Eric: ‘We houden Martin vrij om ook de vervolgvragen te kunnen behandelen. Dus als een afdeling op basis van cijfers verder wil kijken dan is daar ruimte voor. We zijn hier zelf ook begonnen met het stellen van vervolgvragen om dieper inzicht te verkrijgen door aanvullende analyses uit te voeren.’

Wat gaan jullie nu doen om deze inzichten aan te vullen en verder te verfijnen?

Martin: ‘De eerstvolgende stap is om andere KPI’s uit de business ook te koppelen aan de betrokkenheidscores. Bijvoorbeeld aan cijfers over klachten en scores op klanttevredenheid. Daar hebben we al oriënterende gesprekken over gehad met andere afdelingen.’

Tips voor HR-professionals en bedrijven die met HR-analytics willen beginnen

  • Feiten krijgen aandacht op C-Level
  • Feiten helpen bij moeilijke discussies, bijvoorbeeld bij sociale partners
  • Wees er klaar voor om kennis en overtuigingen te testen
  • Meet altijd het effect na het invoeren van een maatregel of beleid
  • Analytics doe je niet vanachter je bureau. Achterhaal het ‘verhaal achter de data’ in het veld voor een correcte interpretatie
  • Garandeer anonimiteit, maar anonimiteit is niet hetzelfde als anoniem zijn, het betreft vertrouwelijkheid
  • Software verdient aandacht en een professioneel niveau. Maak ook gebruik van de kennis, ervaring en tools van IT en Business Intelligence

Valkuilen

  • Check de kwaliteit van de data (definities en methoden van vastleggen van de data)
  • Wees voorzichtig met data. Je collega’s zouden de verkeerde conclusies kunnen trekken
  • Algemene conclusies hebben geen betrekking op individuele medewerkers

Lees verder in deel 2…