Onlangs hebben we een ontmoeting gehad met Eric van Duin, manager HR Informatie, Processen en Systemen en Martin Hendriks, Adviseur HR Informatie bij PostNL in Den Haag. Het was een geweldig interessant gesprek met veel lessen en met veel plezier delen we de best practices van Eric en Martin met jullie. In deel 1 lees je over de ontwikkeling van HR-analytics binnen PostNL. Dit deel is hier een vervolg op en bevat interessante analyse voorbeelden en een blik op de toekomst. PostNL wil optimaal kunnen sturen op betrokkenheid en duurzame inzetbaarheid. Het analytics-team van Eric van Duin behaalde al opmerkelijke resultaten. ‘Nu kunnen we de inzetbaarheid van de complete werkvloer in één klap verbeteren.’

PostNL heeft hiermee een belangrijke troef in handen om de inzetbaarheid en de betrokkenheid van de ruim 50.000 medewerkers duurzaam te verhogen. Essentiële kwaliteiten voor het voormalige staatspostbedrijf. De komende jaren zal de markt nog ingrijpend veranderen en zal PostNL zich voortdurend moeten aanpassen en innoveren.

Een van de analyses die het team heeft uitgevoerd is een analyse die inzicht geeft in de leiderschapsfactoren die de betrokkenheid van de medewerkers bij PostNL beïnvloeden. Martin: ‘We hebben een simpel model ontworpen om te zien of er een causaal verband is tussen het leiderschapsprofiel van managers en de betrokkenheid van de medewerkers. Doordat we gebruik konden maken van de data uit een extern promotieonderzoek, zagen we dat medewerkers van PostNL vooral positief reageren op managers die duidelijk zeggen wat ze moeten doen.

Daarmee is ook een relatie met het verzuim te leggen. We hebben namelijk ook vastgesteld dat een hogere betrokkenheid sterk correleert met een lager verzuim.’ Eric: ‘Op basis hiervan kun je onder meer becijferen wat een investering in hogere betrokkenheid zou opleveren. Als onze HR-directeur 1 miljoen wil investeren in een hogere betrokkenheid, dan kan hij dat hiermee cijfermatig onderbouwen. Dat maakt de discussie in het MT echt een stuk eenvoudiger.’

Hoe hebben jullie deze inzichten vervolgens vertaald in HR-beleid?

Eric: ‘Dat is een goeie vraag. Want wat doet HR namelijk na een nieuw inzicht te hebben verkregen: meteen in de regelmodus schieten, een actieplan maken en het hele palet aan beschikbare instrumenten aanbieden. Alle leidinggevenden worden gestimuleerd om maatregelen te nemen om de betrokkenheid van hun teams te verhogen. Maar als je ziet dat de oorzaak wijst naar de rol van de leidinggevende, zou je eigenlijk diens gedrag en communicatie met de medewerkers eerst verder in kaart moeten gaan brengen en uitdiepen.’

Helpen maatregelen dan niet?

Eric: ‘Nou het is lastiger te meten, ook omdat je daarvoor meer inzicht nodig hebt. Maar je kunt natuurlijk wel keurig vastleggen of alle 2000 leidinggevenden een actieplan hebben opgesteld en uitgevoerd. Vervolgens hebben wij onderzocht of er een effect meetbaar was.’

Martin: ‘We hebben dit bij de laatste betrokkenheidsmeting met extra vragen getoetst. Dus of het uitvoeren van al die verbeteracties nu ook tot een hogere betrokkenheid heeft geleid.’

En wat bleek daaruit?

Martin: ‘Dat bij teams waar verbeteracties waren ondernomen de betrokkenheid niet gestegen was. Maar we zagen nog iets anders wat zeker zo interessant was. Bij teams waarvan de leidinggevende geen actie ondernomen had, was de betrokkenheid gedaald.’

Wat is jullie verklaring voor die afname?

Eric: ‘Als leidinggevenden onmiddellijk bereid zijn verbeteracties te verzinnen en uit te voeren besteden zij waarschijnlijk sowieso al veel tijd aan betrokkenheid. Het effect van extra acties is dan minimaal. Teams die bij hun manager geen adequate inspanning zien voor verbetering, vertalen dit mogelijk in een (nog) lagere betrokkenheid. Het kan ook zijn dat leidinggevenden die alleen onder druk van HR verbetermaatregelen treffen daar zelf onvoldoende achter staan. Dat kan ook tot een averechts effect leiden. HR-instrumenten hoeven dus niet per se een positief effect te geven, maar kunnen tegelijkertijd wel een negatief effect geven: je krijgt geen applaus als het er is, maar wel klachten wanneer het er niet is. Net als water uit de kraan. Het moet er gewoon zijn, ook al is het proces daar achter nog zo ingewikkeld.’

Hoe verwacht je dat HR-analytics zich verder zal ontwikkelen bij PostNL?

Eric: ‘De technische ontwikkelingen gaan heel snel. Vroeger maakte je op je werk een printje omdat je thuis geen printer had. Dat is volledig omgekeerd. Privé beschikken we vaak over meer mogelijkheden dan op het werk. Straks willen we ook tijdens ons werk continue kunnen monitoren, omdat we dat thuis ook met van alles kunnen. De betrokkenheid meten we nu 2 keer per jaar. Dat lijkt veel, maar dat kan veel structureler. Door sentiment-analyses van het emailverkeer of het gebruik van een mood-app kan dat zelfs dagelijks. Ik verwacht dat we het verzamelen van dit soort personeelsdata binnen 2 tot 5 jaar heel gewoon gaan vinden met zijn allen.’

Deel 1 van het artikel vind je hier.