Onlangs hebben we een ontmoeting gehad met Jan Pieter Janssen, HR Analytics Team Lead Microsoft International bij Microsoft in Amsterdam. Jan Pieter is manager van één van de analisten teams die de interne HR-organisatie ondersteunt bij de besluitvorming met behulp van data en analyses. Jan Pieter is in zijn vorige baan getriggerd om de connectie te maken tussen data en mensen en op basis daarvan ervoor te zorgen dat besluiten op basis van feiten worden gemaakt in plaats van op onderbuikgevoel of aannames. Daarom is hij twee jaar geleden overgestapt naar het HR Business Insights team om daar, eerst als analist en nu dus als manager, aan de slag te gaan. Het was een zeer interessant gesprek en met veel plezier delen we de inzichten en ervaringen van Jan Pieter met jullie.

Bij Microsoft is HR-analytics reeds lange tijd onderdeel van de dagelijkse praktijk. Rapporteren en analyseren zit tenslotte in het DNA van Microsoft. En aangezien medewerkers een groot deel van het succes vormen, vindt men het belangrijk om zo’n groot bezit analytisch te beheren. Bij Microsoft zijn dan ook dagelijks ca. 60 medewerkers bezig met rapportages en analyses om hun HR-collega’s te ondersteunen bij het maken van HR-beleid en het nemen van beslissingen ten behoeve van de ca. 110.000 medewerkers van de organisatie.

Gegevens over medewerkers worden binnen Microsoft zorgvuldig opgeslagen in een datawarehouse zodat het beschikbaar is voor iedereen die het nodig heeft. Eén van de geheimen van het succes van HR-analytics binnen Microsoft zit in de verschillende manieren waarop de informatie beschikbaar wordt gesteld aan managers en analisten. Er zijn drie ‘niveaus’:

  1. ‘Data at your fingertips’. Met Microsoft Power BI worden data in dashboards beschikbaar gesteld aan HR teams. Iedere HR-manager kan daarin zijn eigen dashboard samenstellen met die informatie (grafieken/tabellen) die hij of zij graag wil volgen. Op deze manier ontvangt de HR-manager snel en eenvoudig up-to-date en duidelijke (en visueel aantrekkelijke) informatie over wat voor hem/haar relevant is. Daarnaast is het ook mogelijk om een eerste inzicht te verkrijgen in het waarom door in de onderliggende rapporten te kijken.
  2. ‘Individuele informatie’. Managers en HR houden daarnaast altijd behoefte aan rapporten (bijv. informatie over team). Hiervoor kunnen ze gebruik maken van de standaard rapportage suite die is gebouwd met Microsoft SQL Reporting Services (Microsoft BI). In deze rapportage suite kunnen lijsten worden opgevraagd en geëxporteerd naar Excel.
  3. ‘Detailanalyse’. De derde laag, genaamd MS People, is met name bedoeld voor de analisten zelf. Met deze tool kunnen analisten vrij zoeken in de data. Ze kunnen alle gegevens gebruiken en overal op filteren, zodat ze diepgaandere analyses kunnen uitvoeren. Om hiermee te werken is het van belang dat je heel goed de data kent, maar dan kun je ook diep graven.

Het Microsoft HR-analytics team, ingericht volgens het Ulrich model

Samen met andere analisten teams partneren de analisten van Jan Pieter met de HR-managers om hun vragen helpen te beantwoorden. Belangrijk hierbij is om een vertrouwensrelatie op te bouwen met de lokale HR-managers, zoals deze HR-business partners dit op hun beurt ook doen met de lijnmanagers. Naast de regionaal ingerichte teams, is er ook een analyseteam dat helpt bij regio-overstijgende projecten, zoals strategische personeelsplanning en het diversiteitsprogramma.

Achter deze meer klantgerichte teams zitten diverse specialistische teams die organisatie breed werken en die door de analisten kunnen worden ingeschakeld voor support, zoals een team met reporting specialisten, een advanced analytics team voor de voorspellende analyses en een team met toolspecialisten.

Het team van Jan Pieter verzorgt periodiek de analyses voor de HR-directie, dat wil zeggen het verklaren van ontwikkelingen in het medewerkersbestand. Daarnaast duiken ze ook regelmatig dieper in de data om ad-hoc vragen te beantwoorden door diverse databronnen aan elkaar te verbinden zoals onderzoeksdata met interne data. ‘Voornaam hierbij is’, zegt Jan Pieter, ‘om samen met de HR-manager de diepgaandere inzichten te verkrijgen, het verhaal te maken zogezegd, zodat de resultaten ook daadwerkelijk gebruikt worden door die HR-manager in de business.’

De analisten zijn er ook voor om nieuwe medewerkers in te werken in het gebruik van data en de diverse rapportage tools. Dit is nodig om enige mate van selfservice te creëren zodat er capaciteit ontstaat bij de analisten voor de diepgaandere analyses. Jan Pieter: ‘Belangrijk daarbij is dat het gemakkelijk te gebruiken is, en dan niet wat wij gemakkelijk vinden, maar wat de gebruiker gemakkelijk vindt.’

Een niet te vergeten rol is, tenslotte, het coachen van de HR-managers zodat zij de data en inzichten ook kunnen gebruiken in hun discussies met de lijn en besluiten meer datagedreven kunnen worden gemaakt.

Het begrijpen van de business vormt een uitdaging

Een voorname succesfactor voor het laten slagen van HR-analytics is het daadwerkelijk creëren van een datagedreven cultuur, waarbij het gebruik van data en analyses bij het nemen van besluiten een gewoonte wordt. ‘Een learning voor ons’, aldus Jan Pieter, ‘is dat we niet alleen HR goed moeten begrijpen en wat daar speelt, maar ook wat de problemen van de business zijn. Door de uitdagingen van de business goed te kennen kunnen we beter snappen hoe we business besluiten echt kunnen ondersteunen met HR-data en HR-analyses. Daarin speelt de HR-manager een cruciale rol. Maar het is ook goed om analisten in huis te halen die niet zozeer een HR-achtergrond hebben, als wel een business achtergrond.’

#datadriven HR

Het uiteindelijke doel van het HR-analytics team van Microsoft is dat alle besluiten binnen HR en binnen de lijn, die betrekking hebben op medewerkers, datagedreven worden genomen. Dat willen ze ook (kunnen) meten, maar dat is nog lastig. Daarvoor zullen wellicht interne klantenonderzoeken worden ingezet alsook het monitoren van het gebruik van de rapportage en analysetools.

Tips voor HR-professionals en bedrijven die met HR-analytics willen beginnen

  • Geef regelmatig workshops aan HR-collega’s om de data en tools tot leven te laten komen en zo het gebruik te stimuleren.
  • Bouw als analist een vertrouwensrelatie op met HR-managers om zo steeds eerder betrokken te worden bij projecten en ontwikkelingen.
  • Maak ook onderzoeken, zoals medewerkers en cultuuronderzoeken, onderdeel van de beschikbare data voor analyses (uiteraard binnen de privacy regels).
  • Bespreek tijdens de analyse tussendoor de gevonden resultaten met je interne klant. Ga niet alleen aan de slag om vervolgens het eindresultaat ‘over de schutting’ te gooien. De kans op acceptatie is dan minimaal.

Valkuilen

  • Tuurlijk moeten je tools op orde zijn, maar vergeet vooral je mensen niet. En neem deze vanaf het begin mee ‘op de reis’ die je begint. Het is een continu proces van coachen, managen en trainen van alle HR-collega’s. Het is tenslotte nieuw voor hen en slechts één onderdeel van alle werkzaamheden die ze hebben.
  • Bekijk data en vraagstukken niet altijd met een HR-lens maar vanuit een business oogpunt. Bekijk eerst de business vraag, voordat je naar het HR-vraagstuk eronder. Bijvoorbeeld waarom verkoopt het ene team beter dan een ander team, in plaats van, waarom is er meer uitstroom in het ene team dan in het andere.

Neem voor meer informatie over HR-analytics en andere praktijkcases contact op met irma.doze@analitiqs.com of bezoek onze website: www.analitiqs.com