Betrokkenheid medewerkers realtime meten

By 19 juni 2018Artikelen, HR

Auteur: Irma Doze

Onlangs sprak AnalitiQs (Irma Doze) met Erwin Brik, HR-directeur bij VWE Automotive (VWE). Deze organisatie is een pilot gestart om betrokkenheid onder medewerkers te meten via tekstanalyse van interne e-mails. We zijn zelf erg enthousiast over deze methode en delen daarom graag Erwins ervaringen met je. Wellicht helpt dit HR-professionals om ook de sprong te wagen en nieuwe wegen te bewandelen op het gebied van ‘continuous listening’. Laat je inspireren!

Houd het simpel

VWE is de grootste RDW-provider van Nederland. Zij leveren online tools, marktcijfers en voertuiginformatie. Toen Erwin net begon bij VWE stond hij voor een mooie uitdaging: ‘Breng HR naar een hoger niveau’. Hij ontdekte dat de meeste HR-processen lange tijd op dezelfde wijze werden uitgevoerd. Hoe doorbreek je zulke patronen? “De meest krachtige manier om dit te bereiken, is om je vakgebied zo eenvoudig mogelijk te verwoorden en de grootste vragen vanuit de business te beantwoorden. Daarnaast moeten je data en je verhaal foutloos zijn, zo creëer je good will binnen de organisatie.”

Belang van data

VWE is al enige tijd bezig met de omslag van offline naar online en HR deint mee op het ritme van de business. Data wordt alleen maar belangrijker. “Enerzijds wordt bestaande business voortgezet, wat we al 40 jaar goed doen, maar waarvan we weten dat het een bepaalde levenscyclus heeft. Tegelijkertijd starten we nieuwe business op die inspeelt op de ontwikkelingen binnen de automotive wereld en dat gaat goed. Via onze app en website Finnik (ongeveer 40 miljoen loadings per jaar) worden bijvoorbeeld enorme hoeveelheden autorapporten gedownload. Maar daar moet je ook een bedrijf op laten draaien en in dat proces zitten we nu.”

Betrokkenheid onder medewerkers

De waarde van betrokken medewerkers wordt ook erkend door VWE. Echter, Erwin is geen voorstander van metingen met vragenlijsten. Volgens hem kleven hier verschillende nadelen aan. “Wil je echt weten wat er in een ander omgaat? Dan wordt het al snel twijfelachtig als je een vragenlijst gebruikt. Daar staan namelijk vragen in die jij zelf hebt geformuleerd. Medewerkers worden een denkrichting ingeduwd, dus je filtert emoties in zekere zin. Verder blijft het een momentopname, hoe vaak je ook metingen verricht. Ook de route van vragenlijst naar concrete actiepunten vanuit het management duurt vaak lang. Het momentum is dan voorbij.”

Pilot tekstanalyse interne e-mails

Maar hoe meet je dan wel betrokkenheid onder medewerkers? Erwin is gaan nadenken over een nieuwe methode. Hij wilde metingen verrichten die realtime zijn, minder subjectief en met beperkte invloed van buitenaf. “Het analyseren van teksten is in dat opzicht een interessante methode. Door in interne e-mails van medewerkers bepaalde taalpatronen te herkennen die persoonlijke betrokkenheid aantonen, ontstaat de zogenaamde KeenCorp-index. Dit biedt inzicht in het medewerkerssentiment.”

Nieuwsgierig hoe deze methode werkt en wat deze index inhoudt? Bekijk onderstaande video voor ‘tekst’ en uitleg (artikel gaat verder onder de video).

Privacy

Tekstanalyse van interne e-mails voor het monitoren van medewerkerssentiment is een vernieuwende methode, maar roept tegelijkertijd ook veel vragen op inzake privacy. Erwin stuitte op weerstand onder zijn collega’s. Hoe ging hij daar mee om? “De ongemakkelijkheid van het ‘Big Brother-gevoel’ ervaarde ik zelf ook. De reacties waren verdeeld: sommigen waren positief en sommigen vonden het eng. De privacy is geborgd, dus het is vooral een kwestie van wennen. Het is belangrijk om daar de tijd voor te nemen.”

Blik vooruit

Erwin weet de directie, de OR en andere collega’s te overtuigen: er draait nu een pilot op volle toeren. Ook is er een verandering merkbaar binnen de organisatie. “De nieuwsgierigheid overwint de vrees: collega’s vragen me nu naar de resultaten. Leuk om die omslag te zien!“ Erwin is tevreden over de eerste inzichten maar ziet nog wel ruimte voor verbetering vooral op het gebied van datavisualisatie. Zou hij de methode aanbevelen aan anderen? “Zeker, je kunt het beschouwen als een ontdekkingstocht. Tijdens de reis ontdek je of het bij jou en de organisatie past. Tekstanalyse als onderzoeksmethode negeren of ontkennen kan niet meer anno 2018.”

Erwin Brik

Erwin Brik is, na een korte periode als levensmiddelentechnoloog te hebben gewerkt, van loopbaan geswitcht richting HR. Deze switch heeft inmiddels ruim twee decennia geleden plaatsgevonden. Na bedrijfseconomie heeft Erwin in 2011 zijn MBA afgerond. Hij heeft HR-managementposities vervuld bij Bloemenveiling Aalsmeer, VNU / World Directories en PON. Sinds medio 2014 is Erwin werkzaam als HR-directeur bij VWE Automotive.

Erwin is altijd op zoek naar het, vanuit HR perspectief gezien, bedrijfseconomisch nut van handelen van zijn team. Wat was ook alweer de bedoeling? Deze continue reflectie vraagt inzichten in het handelen en het rendement van HR. Inzichten die ons eveneens oplossingsrichtingen bieden. HR-analytics, waaronder tekstanalyse, moet het management en het HR team hierbij helpen.

Auteur:

Irma Doze

Irma Doze

Managing Director AnalitiQs