Strategische Personeelsplanning (SPP)

De wereld verandert in rap tempo. Jouw organisatie beweegt mee en dat heeft invloed op de personeelsbezetting. Hoeveel en wat voor mensen heb je nodig om een nieuwe markt te kunnen betreden? Wat is de impact van robotisering op de bezetting op operationele afdelingen? Hoe ontwikkelt jullie personeelsbestand zich als gevolg van een verhoogde pensioenleeftijd?

Strategische Personeelsplanning, een vorm van HR-analytics, geeft antwoord op dit soort vragen en bereidt jouw organisatie voor op de toekomst. Het is belangrijk om inzichtelijk te hebben welke personeelsbehoefte er is over 3-5 jaar en in hoeverre jouw organisatie op koers ligt om aan deze behoefte te voldoen.

Werkwijze

Op basis van verwachte ontwikkelingen in de markt en organisatie wordt de huidige personeelsbezitting met de gewenste personeelsbezitting vergeleken. Onze expertise op het gebied van SPP helpt om de impact van veranderingen op het personeelsbestand in kaart te brengen en een actieplan te ontwikkelen. Onze werkwijze bestaat uit 8 stappen.

"Dankzij AnalitiQs is onze Strategische Personeelsplanning vlot en succesvol opgezet. De bijeenkomsten met managers werden goed begeleid, het datamodel was duidelijk en we zijn goed door hen getraind. De inzichtelijke rapporten gebruiken we regelmatig tijdens bijeenkomsten met verschillende afdelingen en draagt bij aan gefundeerde, snellere besluitvorming. Het strategisch personeelsplan heeft ons geholpen om Tragel voor te bereiden op de toekomst.”

Sylvie Bertijn-TollenaarManager Personeel - Tragel

Strategische Personeelsplanning in 8 stappen

 

Stategisch Personeelsplanning in 8 stappen

Stap 1. Businessvraag achterhalen

“Is de personele bezetting van onze organisatie klaar voor de toekomst?” Deze vraag is precies waar Strategische Personeelsplanning om draait. Achter deze simpele vraag gaan vaak veel zaken schuil. Thema’s die regelmatig de revue passeren zijn bijvoorbeeld vergrijzing, stijgende pensioenleeftijd, krappe arbeidsmarkt, nieuwe wet- en regelgeving (bv. wet DBA of WNRA), overnames, fusies, verhuizingen, reorganisaties, productontwikkeling, internationalisering, concurrentie uit opkomende markten, automatisering, digitalisering, robotisering en kunstmatige intelligentie.

Voor een waardevol Strategische Personeelsplan is het in deze fase ook belangrijk om de thema’s te bepalen waar de business écht van wakker ligt en heldere, zo specifiek mogelijke businessvragen te formuleren. Een goede schatting op het juiste probleem, of problemen, is veel meer waard dan een exact antwoord op een irrelevant probleem.

Een voorbeeld van een goede businessvraag is: “Wat is de impact van chatbots; in termen van arbeidsvolume, arbeidskosten en arbeidsrelatie; op de personeelssamenstelling van ons callcenter in Nederland 3 jaar vanaf nu?”

In deze vraag is een trend (artificiële intelligentie) namelijk specifiek gemaakt (chatbots) en wordt een specifiek organisatieonderdeel gekozen (callcenters in Nederland). Ook is er een tijdshorizon benoemd (3 jaar). Uiteraard kunnen op één moment meerdere businessvragen geformuleerd worden en in de analyse verwerkt worden.

Stap 2. Businessvraag vertalen naar analytics vraagstuk

Vanuit de businessvraag kunnen analysevragen geformuleerd worden. Voor Strategische Personeelsplanning verdelen we de analysevragen over 3 stappen: huidige fase, toekomstige fase en confrontatie (huidig versus toekomstig). Bij SPP denken we ook na over de vraag naar arbeid en het aanbod van arbeid. Op basis van de eerder geformuleerde businessvraag (“Wat is de impact van chatbots; in termen van arbeidsvolume, arbeidskosten en arbeidsrelatie; op de personeelssamenstelling van ons callcenter in Nederland 3 jaar vanaf nu?”) kunnen de volgende analysevragen gesteld worden:

Huidige situatie

  • Welke taken worden onderscheiden in het callcenter?
  • Hoeveel arbeidsuren wordt er ingezet per taak?
  • Welke competenties zijn er benodigd per taak?
  • In welke mate worden de taken uitgevoerd door welk type medewerker (uitzendkracht, vaste medewerker, tijdelijke medewerker)?
  • Hoeveel kosten worden er per taak, per type medewerker gemaakt?
  • Hoe ziet de arbeidsmarkt eruit (aanbodomvang, typische beloning, concurrentie)

Toekomstige situatie

  • Hoe ontwikkelt ons huidige personeelsbestand zich over de komende 3 jaar zonder werving van nieuwe medewerkers?
  • Hoe ontwikkelt de arbeidsmarkt zich in de komende 3 jaar in termen als aanbodomvang, en salariskosten, maar ook arbeidsmarktwaarde van onze zittende medewerkers?
  • Welk deel van de geïdentificeerde taken kan binnen nu en 3 jaar vervangen worden door chatbots?
  • Hoe ontwikkelt de vraag naar callcenter diensten zich binnen nu en 3 jaar?
  • Hoe beïnvloedt deze ontwikkeling de vraag naar arbeid per taak?
  • Welke competenties zijn benodigd voor de overgebleven taken?
  • In welke mate worden de overgebleven taken door wat voor type medewerkers uitgevoerd?
  • Hoeveel kosten worden er per taak, per type medewerker gemaakt?

Confrontatie

  • Hoeveel medewerkers houden we over, in welke functies en leeftijdscategorieën?
  • Kunnen we de overgebleven vraag naar arbeid invullen met het huidige aantal medewerkers?
  • Kunnen we de overgebleven vraag naar arbeid invullen met het huidige kwaliteit van medewerkers (competenties)?
  • Kunnen we de overgebleven vraag naar arbeid invullen met de huidige mix van type medewerkers en contractvormen?

Stap 3. Data verzamelen

Zodra de businessvraag en onderliggende analysevragen helder zijn wordt gestart met het verzamelen van de data die nodig is voor Strategische Personeelsplanning. Waar je in de meeste varianten van HR-analytics vaak met data op persoonsniveau werkt, is dat bij SPP niet in alle gevallen noodzakelijk.

Voor de data die verzameld dient te worden, kun je denken aan interne data als headcount, FTE, aantal competenties, mate waarin mensen aan competenties voldoen. Maar denk ook aan data over externe ontwikkelingen zoals arbeidsmarktontwikkelingen en demografische ontwikkelingen.

Tot slot is er ook de kwalitatieve component, bijvoorbeeld hoe snel denken experts dat bepaalde ontwikkelingen gaan, bijvoorbeeld robotisering of de invoering van nieuwe wet- & regelgeving.

Stap 4. Data prepareren

Stap 4 van Strategische Personeelsplanning bestaat uit het voorbereiden van de data. Zodra de databronnen geïdentificeerd zijn en de data is verzameld, is het belangrijk om alle data te structureren zodat deze geanalyseerd kan worden. Denk hierbij aan het koppelen en opschonen van bestanden.

Stap 5. Data analyseren en vertalen naar inzichten

In deze fase kijken we opnieuw naar de 3 categorieën waarin de analysevragen zijn ingedeeld: huidige situatie, toekomstige situatie en confrontatie.

De eerste stap is het creëren van een baseline, met andere woorden: de huidige situatie inzichtelijk maken. Afhankelijk van de onderzoeksvragen kunnen hier verschillende inzichten gecreëerd worden. Een voorbeeld is het aandeel externe inhuur per functie op een bepaald moment (Figuur 1).

SPP Figuur 1 - Aandeel externe inhuur per functiegroep

Figuur 1 – Aandeel externe inhuur per functiegroep

Nadat er een baseline is vastgesteld, kan er naar de toekomst gekeken worden. Grofweg onderscheiden we hier twee verhaallijnen.

Verhaallijn 1

In verhaallijn 1 gaan we ervan uit dat het huidige beleid wordt voortgezet, de omgeving stabiel is, er niet actief geworven wordt, noch actief wordt gestuurd op vertrek. Ook hier kunnen weer verschillende inzichten gecreëerd worden afhankelijk van de onderzoeksvragen. Een voorbeeld van een inzicht is het aantal huidige medewerkers dat over enkele jaren nog werkzaam is voor een afdeling, zie Figuur 2.

SPP Figuur 2 - FTE-trend bij een stabiele situatie

Figuur 2 – FTE-trend bij een stabiele situatie

Verhaallijn 2

In verhaallijn 2 gaan we er vanuit dat beleid wel wordt aangepast én ook dat er in de omgeving van de organisatie verandering plaats gaat vinden. Zoals eerder aangegeven, het is hier mogelijk om binnen de verhaallijn scenario’s te stapelen en te variëren met de impact van verschillende ontwikkelingen. Naast de introductie van chatbots kan er bijvoorbeeld gekeken worden naar herstellende economie, nieuwe wet- en regelgeving voor financiële producten en de uitbreiding van de dienstverlening. Daarbij kan de herstellende economie zwak, gemiddeld en sterk opveren en de regelgeving volledig worden ingevoerd of in afgezwakte vorm. Een voorbeeld uitkomst van verhaallijn 2 is de ontwikkeling van FTE’s over de jaren heen in vier scenario’s.

SPP Figuur 3 - Ontwikkeling van FTE per scenario

Figuur 3 – Ontwikkeling van FTE per scenario

Ten slotte zetten we verhaallijn 1 en de verschillende scenario’s van verhaallijn 2 tegen elkaar af. Door de confrontatie ontstaan inzichten over gaten en overvloeden in de personeelsbezetting. In onderstaand figuur zie je bijvoorbeeld hoeveel FTE benodigd is, dan wel in overvloede aanwezig zal zijn als er geen interventies plaatsvinden.

SPP Figuur 4 - Verwachte FTE per functiegroep

Figuur 4 – Verwachte FTE per functiegroep

Stap 6. Presentatie en visualisatie

Om de maximale waarde uit het gedane werk te halen is presentatie en visualisatie cruciaal. Uiteindelijk is het doel van deze stap om de verkregen inzichten om te zetten naar conclusies waar direct beleid op kan worden gemaakt. Een goede presentatie is visueel, rustig voor het oog en duidelijk te begrijpen voor een breed publiek. Voor voorbeelden van visualisaties zie ‘Stap 5. Data analyseren en vertalen naar inzichten’.

Stap 7. Inzichten vertalen naar beleid

Een geslaagde Strategische Personeelsplanning zou op alle analysevragen en dus ook op de businessvraag actiegerichte inzichten moeten leveren en beleidsmakers maximaal ondersteunen met het opstellen van maatregelen. Bij maatregelen kun je denken aan:

  • Aantrekken flexkrachten
  • Contracten omzetten van flexibel naar vast
  • Starten van een ontwikkelprogramma/stimuleren duurzame inzetbaarheid

Stap 8. Resultaten meten

Deze laatste stap wordt vaak vergeten, maar vormt het sluitstuk van een goed Strategisch Personeelsplan. Door te meten wordt namelijk inzichtelijk of er een solide analyse is uitgevoerd, maar ook of het beleid effect sorteert én heb je een mechanisme om bij te sturen gedurende de route naar het gewenste resultaat.

Slimmer presteren

SPP creëert financiële waarde, een betere kwaliteit van product/dienstverlening én draagt bij aan het tijdig behalen van strategische organisatiedoelstellingen. Zo kun jij als HR-professional relevante inzichten leveren aan de business en ervoor zorgen dat het personeelsbestand goed aansluit op ontwikkelingen binnen de organisatie en de markt. Een solide Strategische Personeelsplanning is data gedreven én tegelijkertijd gebaseerd op een goede dialoog tussen HR en lijnmanagers.

Samen vooruit kijken

AnalitiQs is een onafhankelijke partij die gelooft in de kracht van data. Door te varen op inzichten uit data worden betere besluiten gemaakt. Wat ons uniek maakt is dat de businessvraag altijd ons startpunt is. We helpen jou om deze scherp te krijgen en écht impact te maken. Afhankelijk van de behoeften binnen jouw organisatie vervullen we de rol van consultant/projectmanager, analist en/of trainer/coach. Samen maken we inzichtelijk wat er nodig is om jouw organisatie klaar te stomen voor de toekomst.

Nieuwsgierig?

Ben jij benieuwd wat Strategische Personeelsplanning voor jouw organisatie kan betekenen? Dan spreken we graag met je af om de mogelijkheden te bespreken. Neem contact met ons op!

Veelgestelde vragen

Wat is Strategische Personeelsplanning?

Strategische Personeelsplanning is een vorm van HR-analytics en draait om het inzichtelijk maken van de toekomstige vraag en aanbod naar arbeid (3-5 jaar) waarbij wordt gekeken naar volume, prijs, arbeidsverhouding, kwaliteit en locatie van de bezetting.

Belangrijk om te benoemen is dat het bij Strategische Personeelsplanning niet draait om een perfecte berekening tot 3 getallen achter de komma. Het gaat om het uitwerken van toekomstscenario’s die richting geven zodat er beleid opgesteld kan worden en interventies gepleegd kunnen worden.

Wat zijn succesfactoren van Strategische Personeelsplanning?

  • Een helder businesskans of bedreiging
    Zonder een relevant, scherp geformuleerd vraagstuk zal de urgentie om middelen in Strategische Personeelsplanning te investeren ontbreken én zullen de gegeneerde inzichten niet aanslaan. Het is daarom belangrijk om vooraf de businessvraag helder te formuleren.
  • Samenwerken
    Om tot een goede formulering van het Strategische Personeelsplanning vraagstuk te komen is samenwerking cruciaal. Finance kan kosten input leveren. Strategie heeft een beeld van de ontwikkelingen die er aan komen. IT kan aangeven wat en hoe snel er geautomatiseerd wordt.
  • Focus
    In de huidige tijd volgen ontwikkelingen zich in een enorm tempo op. Om waarde te halen uit Strategische Personeelsplanning is focus daarom cruciaal. Focus helpt om snel inzichten te genereren en het initiatief behapbaar te houden. Richt je daarom op cruciale rollen en/of een beperkt aantal scenario’s.
  • Vermijd schijnzekerheden
    Strategische Personeelsplanning gaat over richting geven en niet over getallen achter de komma.

Wat levert Strategische Personeelsplanning op?

De opbrengsten van Strategische Personeelsplanning hangen uiteindelijk nauw samen met de businessvraag. Hieronder benoemen we een aantal algemene voordelen van SPP.

Voor de organisatie

  • Tijdige en complete arbeidsmarktcommunicatie, zowel over kansen (werving) als over bedreigingen (herstructureren). Zo voorkom dat je jouw organisatie ieder kwartaal in de krant met een nieuwe ontslagronde verschijnt.
  • Continuïteit. Strategische Personeelsplanning stelt organisaties in staat om in een vroegtijdig stadium te anticiperen op aankomende veranderingen zodat de operatie optimaal door kan lopen.
  • Door tijdig te plannen kunnen hoge kosten rondom gedwongen ontslag voorkomen worden, of kunnen hoge kosten voor het inhuren van flexibele capaciteit vermeden worden.
  • Betere bedrijfsresultaten. Door vanuit HR op tijd de juiste hoeveelheid en kwaliteit van personeel te bieden wordt de business maximaal ondersteunt om bedrijfsplannen te realiseren.
  • Door vooruit te denken kan de organisatie zich tijdig voorbereiden op scenario’s die zich (mogelijk) in de toekomst voordoen.

Voor de medewerkers

  • In turbulente tijden geeft het je personeel een eerlijke kans om tijdig om te scholen of een nieuwe baan te zoeken. In rooskleurige tijden biedt het werknemers zekerheid.

Cases

Waar we trots op zijn