Strategische Personeelsplanning (SPP)

De wereld verandert in rap tempo. Jouw organisatie beweegt mee en dat kan vragen over de samenstelling van jullie personeelsbestand oproepen:

  • Hoeveel en wat voor mensen heb je nodig om een nieuwe markt te kunnen betreden?
  • Wat is de impact van robotisering op de bezetting op operationele afdelingen?
  • Hoe ontwikkelt jullie personeelsbestand zich als gevolg van een verhoogde pensioenleeftijd en/of het generatiepact?

Het is belangrijk om inzichtelijk te hebben welke personeelsbehoefte er is over 3 tot 5 jaar en in hoeverre jouw organisatie op koers ligt om aan deze behoefte te voldoen. Strategische Personeelsplanning, een vorm van HR-analytics, geeft antwoord op bovenstaande vragen en bereidt jouw organisatie voor op de toekomst. Laat je inspireren door ons webinar of lees hieronder verder over dit belangrijke thema.

Blik vooruit

Strategische Personeelsplanning bestaat uit 8 stappen. Op basis van verwachte ontwikkelingen in de markt en organisatie vergelijkt AnalitiQs de huidige personeelsbezitting met de gewenste personeelsbezitting. Vervolgens helpen we om de impact van veranderingen op het personeelsbestand in kaart te brengen en een actieplan te ontwikkelen. Want na het verkrijgen van inzichten is het tijd voor actie zodat je daadwerkelijk impact kunt maken.

Stategisch Personeelsplanning in 8 stappen

"Strategische Personeelsplanning is een belangrijk thema voor Stedin gezien de energietransitie en de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. AnalitiQs helpt Stedin met het opzetten van Strategische Personeelsplanning. In deze samenwerking heeft AnalitiQs een methodiek, bijpassend rekenmodel en een analist ingebracht. De methodiek is inmiddels geadopteerd als standaard. Het rekenmodel is robuust en levert de benodigde inzichten voor beleidsmakers en de lijn. De analist schakelt vlot met verschillende stakeholders en is een kei met data. Als projectleider van het Strategische Personeelsplanning initiatief raad ik AnalitiQs van harte aan!"

Paul BloemenChange Professional - Stedin

"Dankzij AnalitiQs is onze Strategische Personeelsplanning vlot en succesvol opgezet. De bijeenkomsten met managers werden goed begeleid, het datamodel was duidelijk en we zijn goed door hen getraind. De inzichtelijke rapporten gebruiken we regelmatig tijdens bijeenkomsten met verschillende afdelingen en draagt bij aan gefundeerde, snellere besluitvorming. Het strategisch personeelsplan heeft ons geholpen om Tragel voor te bereiden op de toekomst.”

Sylvie Bertijn-TollenaarManager Personeel - Tragel

Nieuwsgierig?

  • Wil je meer weten of wil je concreet aan de slag met Strategische Personeelsplanning? Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bekijken. We denken graag met je mee.
  • Bekijk ook onze training Strategische Personeelsplanning.

Cases

Waar we trots op zijn

Veelgestelde vragen

Wat is Strategische Personeelsplanning?

Strategische Personeelsplanning is een vorm van HR-analytics en draait om het inzichtelijk maken van de toekomstige vraag en aanbod naar arbeid (3-5 jaar) waarbij wordt gekeken naar volume, prijs, arbeidsverhouding, kwaliteit en locatie van de bezetting.

SPP draait niet om een perfecte berekening tot 3 getallen achter de komma. Het gaat om het uitwerken van toekomstscenario’s die richting geven zodat er beleid opgesteld kan worden en interventies gepleegd kunnen worden.

Welke elementen zijn cruciaal voor een Strategisch Personeelsplan?

  • Aantal FTE per functie per leeftijdsgroep
  • Uitstroom per FTE per functie per leeftijdsgroep
  • Tijdsbesteding over producten/diensten per functie
  • Per medewerker: welke vaardigheden zijn in de toekomst nodig voor zijn functie en in welke mate beschikt hij hierover?

Hoe maak ik een succes van Strategische Personeelsplanning?

Een heldere businesskans of bedreiging
Zonder een relevant, scherp geformuleerd vraagstuk voelen je collega’s geen urgentie om te investeren in Strategische Personeelsplanning én zullen de behaalde inzichten niet aanslaan. Het is daarom belangrijk om de businessvraag vooraf helder te formuleren.

Samenwerken
Om tot een heldere formulering van het Strategische Personeelsplanning vraagstuk te komen is een goede dialoog tussen HR en lijnmanagers van groot belang. Finance kan kosten input leveren. Strategie heeft een beeld van de ontwikkelingen die er aan komen. IT kan aangeven wat en hoe snel er geautomatiseerd wordt.

Focus
In de huidige tijd volgen ontwikkelingen zich in een enorm tempo op. Om waarde te halen uit Strategische Personeelsplanning is focus daarom cruciaal. Focus helpt om snel inzichten te genereren en het initiatief behapbaar te houden. Richt je daarom op cruciale rollen en/of een beperkt aantal scenario’s.

Vermijd schijnzekerheden
Strategische Personeelsplanning gaat over richting geven en niet over getallen achter de komma.

Wat is de uitkomst van Strategische Personeelsplanning?

De opbrengsten van Strategische Personeelsplanning hangen nauw samen met de businessvraag. Hieronder benoemen we een aantal algemene voordelen van SPP.

Waarde voor organisatie

  • Tijdige en complete arbeidsmarktcommunicatie, zowel over kansen (werving) als over bedreigingen (herstructureren). Zo voorkom dat je jouw organisatie ieder kwartaal in de krant met een nieuwe ontslagronde verschijnt.
  • Continuïteit. Strategische Personeelsplanning stelt organisaties in staat om in een vroegtijdig stadium te anticiperen op aankomende veranderingen zodat de operatie optimaal door kan lopen.
  • Door tijdig te plannen kunnen hoge kosten rondom gedwongen ontslag voorkomen worden, of kunnen hoge kosten voor het inhuren van flexibele capaciteit vermeden worden.
  • Betere bedrijfsresultaten. Door vanuit HR op tijd de juiste hoeveelheid en kwaliteit van personeel te bieden wordt de business maximaal ondersteunt om bedrijfsplannen te realiseren.
  • Door vooruit te denken kan de organisatie zich tijdig voorbereiden op scenario’s die zich (mogelijk) in de toekomst voordoen.

Waarde voor medewerkers

  • In turbulente tijden geeft het je personeel een eerlijke kans om tijdig om te scholen of een nieuwe baan te zoeken. In rooskleurige tijden biedt het werknemers zekerheid.

Welke rollen leveren een bijdrage en welke verantwoordelijkheid ligt bij welke rol?

  • Analist: dataverwerking en berekeningen
  • Business aanspreekpunt en teamleiders: algemene input en specifiek voor trends, scenario’s en eventueel de ureninschatting en beoordelingen
  • HR: aanleveren van medewerkergegevens
  • Project-/programmamanager: overzicht behouden, aansturen en workshops inplannen

Hoe wordt de privacy van onze medewerkers geborgd?

Data privacy en security staan bij AnalitiQs hoog in het vaandel. Er worden geen namen en contactgegevens gebruikt. Daarnaast worden datums omgezet naar minder te herleiden variabelen, in plaats van geboortedatum kan bijvoorbeeld leeftijd in jaren worden gebruikt.

Er zijn veel verschillende functies binnen onze organisatie, hoe blijft het toch behapbaar?

Richt je in eerste instantie op de primaire functies of kies ervoor om functies (handmatig) te clusteren.

Ik weet niet hoe iemand zijn uren verdeelt, wat nu?

Meten is weten. Door mee te lopen met een stopwatch krijg je zicht op iemands urenverdeling. Je kunt er ook voor kiezen om een ureninschatting te maken met iemands manager/teamleider.

Hoe weet ik of iemand over bepaalde vaardigheden beschikt?

Het liefst meet je dit middels 360 graden feedback, maar je kunt dit ook door de manager per medewerker laten beoordelen. Hierbij is het belangrijk dat er wordt beoordeeld op toekomstig benodigde vaardigheden en niet de vaardigheden die nu nodig zijn voor de functie.

Hoe bepaal ik welke trends en/of scenario’s belangrijk zijn?

  • Bepaal met de business eerst welke trends/scenario’s er spelen en welke hiervan op de middellange termijn spelen (3-5 jaar).
  • Bepaal vervolgens hoe waarschijnlijk deze trends/scenario’s zullen plaatsvinden en wat de impact hiervan is op jullie producten/diensten.
  • Trends met veel onduidelijkheid in waarschijnlijkheid en/of impact vormen de scenario’s, trends met weinig onduidelijkheid kunnen als vaste factor worden meegenomen.