Hybride werken, een goede optie?!

Door de corona pandemie is het aantal thuiswerkers in hoog tempo gestegen. Veel (technologie)bedrijven willen ook na de corona pandemie af van het traditionele kantoormodel en meer hybride opties (deels thuis, deels kantoor) aanbieden. Echter is onbekend of deze hybride opties voordelig zijn voor bedrijf en medewerker. Daarom heeft Microsoft de effecten van thuiswerken onderzocht onder ruim 60.000 van haar Amerikaanse werknemers in de periode december 2019 tot en met juni 2020. In maart 2020 sloten de kantoren van Microsoft, waardoor een goede vergelijking tussen de situatie van kantoorwerken en thuiswerken mogelijk is. De gebruikte databronnen zijn afkomstig uit e-mails, agenda’s, instant messages (zoals Microsoft Teams berichten), video calls en werkuren. 

Thuiswerken leidt ertoe dat verschillende teams binnen een bedrijf minder onderling verbonden raken. Het aantal informele (gezellige) praatjes neemt af en het contact met collega’s die minder relevant zijn voor je eigen werkzaamheden vermindert ook. Hierdoor neemt in het algemeen de toegang tot nieuwe informatie af, omdat men zich vooral focust op collega’s waar je veel mee samenwerkt. Dat direct contact met collega’s afneemt door thuiswerken is natuurlijk logisch, maar dit directe contact is niet vervangen door video calls, maar juist met indirect contact via e-mails en chatberichten. Bij Microsoft concluderen ze ook dat het thuiswerken heeft geleid tot minder team overschrijdende communicatie. Er wordt dus vooral met het eigen team gecommuniceerd. Daarnaast neemt gemiddeld het aantal teams waar een medewerker deel van uitmaakt af en wordt meer en meer gefocust op het eigen team. Ofwel, er ontstaan silo’s. 

Het gebruik van verschillende communicatiemiddelen is ook onderzocht. Door het thuiswerken is het aantal ongeplande vergaderingen, vergaderuren, totaal aan video-uren en verzonden instant messages aanzienlijk gestegen. Deze stijging ligt het hoogst bij managers, waarschijnlijk omdat managers relatief veel met communicatie bezig zijn. Op basis van een causale analyse blijkt dat het aantal werkuren per dag licht is toegenomen. Dit is gemeten door de gemiddelde tijd tussen de eerste en laatste werkactiviteit op een dag te nemen. Mogelijke verklaringen voor deze toename zijn dat werknemers wellicht minder productief zijn en meer werkuren nodig hebben of dat in de tijd waarin medewerkers normaal van en naar kantoor reizen ook gewerkt wordt. Een derde verklaring is dat de werkzaamheden meer over de dag verspreid worden en er bijvoorbeeld langere en/of meer pauzes genomen worden. 

We zien dat de toeneming van thuiswerken een duidelijk effect heeft op medewerkers van Microsoft. Teams werken intern meer samen, maar verliezen het contact met andere teams. De communicatie met collega’s wordt meer statisch, waarbij direct contact ingewisseld wordt door instant messages en e-mails. Deze veranderingen in communicatie hebben het voor medewerkers mogelijk moeilijker gemaakt om complexte informatie over te brengen en te verwerken. Microsoft verwacht dat deze ontwikkelingen op de lange termijn een (negatieve) impact zullen hebben op de productiviteit. Hierom twijfelt Microsoft of de overgang van full time kantoorwerken naar hybride werken op de lange termijn voordelig zal zijn. 

Benieuwd hoe jouw organisatie reageert op het thuiswerken of hybride werken? We helpen je graag om dit inzichtelijk te krijgen.