Word ook een Power BI Ninja!

Zaterdag 24 maart heb ik met mijn collega’s Jilske en Irma de Power BI Gebruikersdag 2018 in Utrecht bijgewoond. Power BI is een Business Intelligence-tool waarmee je data makkelijk kan visualiseren en dashboards kan maken voor verschillende devices. Zoals de naam doet vermoeden, stond deze dag vooral in het teken van het gebruik van Power BI.

Bij AnalitiQs zijn we gespecialiseerd in het visualiseren van data in Tableau, Power BI en Qlikview. Ik werk voornamelijk met Tableau, maar gebruik steeds vaker Power BI. Aangezien deze tool zich in rap tempo ontwikkelt, was ik benieuwd naar best practices en de laatste ontwikkelingen.

Aan de hand van technische sessies, praktijkverhalen en nieuwe ontwikkelingen werd getoond hoe je het maximale uit deze tool kunt halen. Tijdens dit congres deelden vakgenoten van o.a. Heineken, InHolland, Widex en Microsoft hun ervaringen over het maken van dashboards/rapportages in het algemeen en Power BI in het bijzonder.

Wat heeft deze dag mij gebracht? Verschillende interessante onderwerpen passeerden de revue. Denk hierbij aan het verbeteren van performance bij data verwerking, ervoor zorgen dat de eindgebruiker meer uit het dashboard haalt wat jij voor hem of haar hebt gemaakt en het maken van een dashboard dat zowel een lust voor het oog is als praktisch voor de eindgebruiker is.

De belangrijkste tips & tricks heb ik hieronder voor je op een rijtje gezet. Er is voor ieder wat wils: van beginner tot ninja, en van het optimaal ondersteunen van de eindgebruiker tot het best visualiseren en verwerken van de data.

Met ruim 400 bezoekers en inspirerende sprekers kan met recht gezegd worden dat dit een waardevol evenement is voor Power BI gebruikers. Ik ga er volgend jaar zeker weer naar toe! Ook als ik dan een Power BI ninja ben geworden.

Optimaal ondersteunen van eindgebruikers

• Geef workshops aan de eindgebruikers. Dit zorgt ervoor dat de eindgebruikers niet alleen datgene doen wat ze gewend zijn om te doen, maar ook de extra functionaliteit van het dashboard gebruiken die het werk (en het leven) makkelijker maken. 
• Stem je rapport af op de eindgebruiker: toon je cijfers en grafieken zien of slechts de uitkomsten van enkele KPI’s?
• Doorgaans willen organisaties, in eerste instantie, rapportages zoals ze gewend zijn ontvangen. Breng daarom voorzichtig verandering aan. Soms is het goed om eerst oude rapportages na te bouwen in een nieuwe tool en deze langzaam uit te breiden.
• Zo weten eindgebruikers bij wie ze moeten zijn als ze een vraag hebben en krijgen een goed afgestemd en duidelijk antwoord.
• Stem de look en feel van het rapport af op de organisatie voor wie het rapport wordt gebouwd. Dit geldt niet alleen voor het kleurgebruik, maar ook bijvoorbeeld voor de locatie van het logo en de filters. Als er verschillende rapporten worden gemaakt, is het verstandig om hier richtlijnen voor te maken.
• Als de eindgebruiker ook op zijn/haar telefoon het dashboard wil inzien, maak het dashboard  dan mobile friendly. Het is aan te raden om hier bij de start van bouwen rekening mee te houden.

Power BI

• Met Power BI kan je dashboards maken (of voor iemand anders dit doen) met grafieken uit verschillende rapporten. Let hierbij op dat de filters hetzelfde blijven. Dus als je op “Maart 2018” filtert omdat dit de laatste maand is, dan blijft dit de volgende maand ook “Maart 2018”. Een simpele workaround is door de filter op “laatste maand” te zetten of een variabele “laatste maand” aan te maken en hierop te filteren.
• Het is mogelijk om de default settings aan te passen met .json-bestanden. Bekijk hoe dit werkt
• Je kunt template bestanden (.pbit) voor thema’s maken en opslaan, vergelijkbaar met een thema in PowerPoint.
• Het is inmiddels mogelijk om de slicer van een pagina te synchroniseren met andere pagina’s! Let op: Power BI synchroniseert automatisch slicers met dezelfde naam. Is dit niet wenselijk? Geef de slicer dan een andere naam.
• In Power BI kun je een grafiek gebruiken als tooltip voor een andere grafiek. Dus als je met je muis sleept over een verzuimpercentage trendlijn kun je een grafiek tonen met daarin de percentages kort, midden en lang verzuim. Zo kun je eenvoudig extra inzichten krijgen wanneer dit gewenst is.

Data source

• Snelheid van het verwerken van de data is afhankelijk van de databron. Power Query is intelligent en kan ‘praten’ met de databron. Daardoor verwerkt Power Query de data sneller van slimme databronnen als SQL, maar trager als de databron csv-bestanden zijn.
• Power Query verwerkt bij een tabel kolommen makkelijker dan rijen. Dit geldt in het bijzonder voor rijen met unieke waarden. Maak deze waarden, waar mogelijk, niet meer uniek door de rij uit te splitsen. Denk hierbij aan een waarde waarin zowel de datum als de tijd staat (DD/MM/YYYY hh:mm). Deze kan je beter in waarden over 2 kolommen: (1) datum (DD/MM/YYYY), en (2) tijd (hh:mm). Als tijd helemaal niet nodig is, dan kun je deze zelfs beter helemaal verwijderen.