De verborgen kosten van personeelsverloop

Wanneer er meer personeelsverloop binnen de organisatie is, zijn de geproduceerde producten minder betrouwbaar. Dat concluderen onderzoekers in vakblad ‘Management Science’¹ op basis van data van een grote Chinese fabrikant, waarbij ze gedurende vier jaar de storingspercentages van vijftig miljoen mobiele telefoons bijhielden. Dit artikel is een korte samenvatting van deze publicatie en laat zien wat personeelsverloop voor jouw organisatie kan betekenen.

Belangrijkste inzichten:

• Een hoger personeelsverloop leidt tot verminderde productkwaliteit
• Personeel is ook cruciaal in een sterk gestandaardiseerde fabrieksomgeving
• Aan de slag gaan met personeelsverloop betekent inzicht krijgen in de redenen voor uitdiensttreding

Personeelsverloop brengt (in)directe kosten met zich mee

De kosten van personeelsverloop gaan verder dan veel mensen zich realiseren. Er zijn de directe kosten om een medewerker te vervangen, zoals de kosten van het uitzetten van een vacature, het interviewen van kandidaten, en het inwerken van nieuwe medewerkers. Daarnaast brengt personeelsverloop ook indirecte kosten met zich mee die vaak moeilijker te achterhalen zijn, maar net zo veel impact op de organisatie kunnen hebben. Voorbeelden van die indirecte kosten zijn de kosten in verband met de kennis die verloren gaat en de tijdelijk lagere productiviteit.

Onderzoek toont aan dat ook de betrouwbaarheid van producten naar beneden gaat bij een hoog personeelsverloop. Een recent Chinees onderzoek heeft namelijk personeelsverloop gekoppeld aan de betrouwbaarheid van vijftig miljoen mobiele telefoons geproduceerd door een grote Chinese fabrikant. De onderzoekers combineren data over het verloop van het personeel in de Chinese fabriek met data over het aantal kapotte telefoons, die ofwel vervangen moesten worden ofwel gerepareerd in de afgelopen vier jaar. Van elke telefoon kan worden nagegaan waar en wanneer die is gemaakt, en zo kunnen ze dus traceren wat de personeelsbezetting was op het moment dat een kapotte telefoon gemaakt werd. De onderzoekers kijken aan de hand van deze data of personeelsverloop samenhangt met minder betrouwbare telefoons. In dat geval zou personeelsverloop namelijk nog meer indirecte kosten met zich meebrengen, omdat onbetrouwbare producten vaker negatieve reviews krijgen die de vraag doen verminderen, meer schadeclaims krijgen en vaker moeten worden teruggeroepen, wat hoge kosten met zich meebrengt.  

Producten onbetrouwbaarder bij toename personeelsverloop

Uit het onderzoek bleek dat telefoons vaker kapot gingen op momenten dat er relatief veel personeelsverloop was. Het personeelsverloop was het grootst vlak na de salarisuitbetaling; in deze periodes gingen telefoons ruim 10% keer meer kapot dan in de week met het laagste personeelsverloop (vlak voor de salarisuitbetaling). In andere weken produceerden de afdelingen met meer personeelsverloop naar schatting gemiddeld 2% tot 3% meer kapotte telefoons. Per procentpunt stijging van het wekelijkse personeelsverloop steeg het percentage kapotte telefoons met 0,74% tot 0,79%. De kosten van de kapotte telefoons liepen op tot honderden miljoenen dollars.

Personeel ook cruciaal in een sterk gestandaardiseerde fabrieksomgeving

Dit is de eerste studie die het personeelsverloop rechtstreeks koppelt aan productbetrouwbaarheid in de productiesector, zeggen de auteurs. Alhoewel personeel over het algemeen wordt gezien als een belangrijke factor voor de kwaliteit van de output van een bedrijf, is deze relatie vooral onderzocht in de dienstensector en in veel mindere mate in de fabriek. Over het algemeen wordt gedacht dat kwesties rondom het personeel minder impact maken in de productiesector, vanwege het grote technische aspect en de gestandaardiseerde werkwijze die daar vaak heersen.

Het huidige onderzoek laat echter zien dat het personeel wel degelijk impact heeft in de fabriek, en zelfs cruciaal is voor de betrouwbaarheid van producten. In een interview geeft Moon² (een van de auteurs van het onderzoek) aan dat dit mogelijk komt doordat een team meer is dan de som van zijn delen. Werknemers in de fabriek werken niet per se op een intensieve manier samen, maar hun werk heeft wel invloed op andere onderdelen. Hun vermogen om te coördineren met de mensen om hen heen is belangrijker dan misschien gedacht wordt. Dus ook al vervang je iemand die net gestopt is door iemand met net zoveel ervaring, er gaan toch relaties en kennis verloren die moeilijk te vervangen zijn.

Investeren in behouden van personeel is waardevol

Het onderzoek laat zien dat producten aanzienlijk minder betrouwbaar zijn als er meer personeelsverloop is, ook al gaat het om laaggeschoold personeel en zijn er veel aspecten gestandaardiseerd. De bijbehorende kosten van onbetrouwbare telefoons liepen in de honderden miljoenen dollars. Dit laat zien dat personeelsverloop meer kosten met zich meebrengt dan alleen het werven en trainen van nieuwe medewerkers. Dit betekent dat het, ook in de fabriek, belangrijk is om moeite te doen om personeel te behouden. De onderzoekers geven aan dat dit bijvoorbeeld gedaan kan worden door het verhogen van salaris of door het verbeteren van de werkomstandigheden. Ook kunnen bedrijven er baat bij hebben om trainingen aan te bieden om werknemers zo meer aan zich te binden, ook al gaat het om een omgeving waar vaardigheden relatief minder belangrijk zijn. Want ook in zo’n omgeving zorgt extra personeelsverloop uiteindelijk juist voor meer kosten.

Bronnen

¹Moon, K., Loyalka, P., Bergemann, P., & Cohen, J. (2022). The hidden cost of worker turnover: Attributing product reliability to the turnover of factory workers. Management Science, 68(5), 3755-3767. https://doi.org/10.1287/mnsc.2022.4311

²Basiouny, A. (2022, 17 augustus). The hidden cost of employee turnover. World Economic Forum. Geraadpleegd op 23 september 2022. https://www.weforum.org/agenda/2022/08/employee-turnover-costs-more-than-you-think/

Wat kan jouw organisatie doen om personeelsverlooop te voorkomen?

Om er achter te komen wat er in jouw organisatie gedaan kan worden om personeel te behouden, raadt AnalitiQs aan om inzicht te krijgen in de redenen dat medewerkers weggaan of juist blijven. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden door middel van een exit survey of een medewerkerstevredenheidsonderzoek. Afhankelijk van de uitkomsten daarvan, kan je aan de knoppen gaan draaien die voor jouw medewerkers relevant zijn en zo personeelsverloop en de bijbehorende (verborgen) kosten verlagen.