HR Process Mining
Goede medewerkers zijn je kostbaarste bezit, zeker wanneer er sprake is van krapte op de arbeidsmarkt. Je wilt daarom niet onnodig kandidaten kwijt raken tijdens de werving en selectie. Maar ook medewerkers die opzeggen door bijvoorbeeld fouten rond contracten, langzame afhandeling van HR-wijzigingen of onjuistheden bij een re-integratietraject zijn een no-go.
Om je HR-processen vlekkeloos te laten verlopen, moet je wel weten waar het mis gaat. Daarvoor gebruik je Process Mining. Met HR Process Mining breng je de HR-processen in kaart en geef je die visueel weer. Daarmee zie je gemakkelijk de problemen en bottlenecks. Bovendien krijg je inzicht in de processen in het algemeen, waardoor je de HR-strategie kunt optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan het onboardingprocess of doorgroei van medewerkers.
Wat is Process Mining?
Process Mining is een algemene techniek, die ook kan worden toegepast binnen HR. Met Process Mining visualiseer je processen door gebruik te maken van event logs in verschillende softwareapplicaties. Daarna kun je de processen makkelijk en vooral objectief analyseren. Het is daarmee een hulpmiddel om je processen te verbeteren.
Hoe werkt Process Mining?
Event logs zijn een soort rapporten waarin wordt vastgelegd wie, wat, op welk moment doet in een bepaalde applicatie, zoals bijvoorbeeld een HR- of recruitmentsysteem. Vrijwel elk systeem doet dit automatisch en daar maken we gebruik van.
Een voorbeeld. Een kandidaat solliciteert, waarna een medewerker de sollicitatie opent en de kandidaat afwijst, of contact opneemt om een gesprek in te plannen. Deze afspraak wordt vastgelegd in de agenda. Bij een positieve uitkomst wordt er misschien nog een tweede gesprek ingepland, of krijgt de kandidaat een voorstel met een contract toegestuurd. Gaat dat ook allemaal goed, dan komt de kandidaat in dienst en voordat hij of zij echt start vindt er een onboardingsdag plaats. Al deze stappen zijn in één of meerdere systemen terug te vinden.
Door de event logs uit die systemen te gebruiken, kun je visueel weergeven hoe het hele proces daadwerkelijk verloopt. Want in de praktijk komt het maar al te vaak voor dat een proces niet zo verloopt als je het bedacht hebt. Zo zie je of er stappen worden overgeslagen, of dat er dingen mis gaan. De onboardingsdag wordt pas ingepland als de kandidaat al begonnen is, bijvoorbeeld. Of er zit zoveel tijd tussen een positief gesprek en het voorstel, dat de kandidaat gaat bellen. Of erger nog, afhaakt.
Hoe zet je Process Mining in?
Process Mining kun je voor allerlei processen inzetten, in allerlei branches en op allerlei afdelingen. Globaal onderscheiden we drie doeleinden.
Verhogen van de waarde voor medewerker (of klant)
Is de medewerker (of klant, als je Process Mining op een andere afdeling inzet) blij? Is de doorlooptijd van indienen sollicitatie tot in dienst treden zoals beloofd, bijvoorbeeld.
Continu verbeteren
Met Process Mining krijg je snel op data gebaseerd inzicht over verschillende processen. Als je dit steeds monitort, dan zie je snel waar dat niet optimaal verloopt. Hiermee bereik je efficiëntere processen en lagere operationele kosten.
Compliance
Process Mining is bijzonder geschikt om te valideren of er aan wet- en regelgeving wordt voldaan. Wordt er na het laatste sollicitatiegesprek en voor de eerste werkdag een kopie van het diploma opgeslagen, bijvoorbeeld. Of vindt er tijdens verzuim binnen 14 dagen een nieuw gesprek plaats.
Voorbeelden van Process Mining binnen HR
Ook binnen HR wordt Process Mining veelal ingezet voor bovenstaande doeleinden. Alle processen binnen de employee life cycle lenen zich hiervoor en we geven hiervan enkele voorbeelden.
Het wervingsproces
De werving en selectie van kandidaten is erg geschikt om te analyseren met behulp van Process Mining. Enerzijds omdat er een groot aantal duidelijk afgebakende stappen plaatsvinden en anderzijds omdat een goed w&s-proces voor elke organisatie enorm belangrijk is. Zonder goed personeel kan geen bedrijf blijven bestaan, tenslotte.
Met Process Mining toets je de daadwerkelijke stappen met hoe ze zouden moeten verlopen. Je ziet of de juiste volgorde wordt aangehouden. Daarnaast kun je de doorlooptijd zien van elke stap en fase, en de stappen waar kandidaten uitvallen. Een voorbeeld is te zien in onderstaande afbeelding.
Documentgeneratie
Een ander voorbeeld is het genereren, distribueren en retour ontvangen van diverse documenten. Denk bijvoorbeeld aan documenten die ondertekend moeten worden, zoals contracten en contractverlengingen. Process Mining geeft meer inzicht in de processen, de stappen die verantwoordelijke personen moeten doorlopen en de doorlooptijd. Bovendien voldoe je hiermee aan wet- en regelgeving. Zo moet er bijvoorbeeld bij het aflopen van het contract een nieuwe komen, en afhankelijk van de tijd dat iemand in dienst is, moet dit een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd zijn.
Langdurig verzuim
Ook (langdurig) verzuim is een proces dat veel stappen kent, waarvan er ook nog een aantal wettelijk verplicht zijn. Bovendien wordt zichtbaar of een medewerker terugkeert in de oude of een andere functie, hoe lang dat duurt en wat er eventueel verbeterd kan worden aan het proces.
Zo starten we met HR Process Mining
Om aan de slag te gaan met Process Mining heb je in ieder geval data nodig. Maar het mooie is dat er bij elke organisatie flink wat data is om een start te maken. Immers, je werkt met logs die automatisch worden opgeslagen in diverse systemen. Daarnaast heb je software nodig die de visualisaties kan doen. Tot slot zijn er mensen nodig die analyses kunnen doen en verbeteringen kunnen doorvoeren. Want dat blijft mensenwerk!
AnalitiQs maakt gebruik van vijf heldere stappen om het Process Mining-project succesvol te maken.
- 1 – Kick-off
- 2 – In kaart brengen proces(sen)
- 3- Analyse bestaande data
- 4 – Process Mining uitvoeren
- 5 – Verbeterinitiatieven opstarten
Tijdens de kick-off bepalen we de scope en de focus waarmee we aan de slag gaan. Vanuit de employee life cycle bepalen we welke HR-processen we willen analyseren. Dat doen we bijvoorbeeld op basis van:
- Zien we (te)veel potentiële of bestaande medewerkers uitstromen
- Krijgen we klachten over een bepaald proces
- Moeten we voldoen aan (nieuwe) wet- en regelgeving
- Geeft een MTO aanleiding om een onderzoek te doen
- Sluiten onze processen aan bij de organisatiestrategie
- Zijn er recente ontwikkelingen, zoals de arbeidsmarkt die krapper wordt
Het is belangrijk keuzes te (durven) maken uit alle mogelijkheden die je hebt. Daar helpen we je graag bij. We bepalen doelen en maken een plan. Ook bekijken we welke stakeholders we willen betrekken en welke gegevens we gaan gebruiken.
Om te kunnen zien of processen goed verlopen, definiëren we het procesverloop. Dat ideale proces noemen we binnen Process Mining de ‘happy flow’, waarin elke stap en in de juiste volgorde wordt doorlopen, door de juiste personen binnen de juiste doorlooptijd. Dit proces voeren we in de software in, zodat we die kunnen vergelijken met het daadwerkelijke proces.
Zoals gezegd gebruiken we bestaande data. Natuurlijk moeten we eerst bepalen of de data ons wel vertelt wat we willen weten, of dat aanpassingen nodig zijn. Binnen deze stap verzamelen, inspecteren en controleren we data en schonen die waar nodig op
Nu is het tijd voor Process Mining zelf. De stappen die in werkelijkheid doorlopen worden, worden vergeleken met de happy flow en visueel gemaakt. Bottlenecks, bijzonderheden, onhandigheden en problemen worden zichtbaar. Een voorbeeld:
Op basis van de uitkomsten gaan we een dialoog aan met de stakeholders en bespreken welke verbeteringen nodig zijn. Ook komt het soms voor dat bepaalde stappen in een proces niet of niet goed gemeten kunnen worden, omdat daar geen data van voorhanden is. We bespreken of die op een andere manier zichtbaar te maken is.
Veelgestelde vragen over HR Process Mining
Om het je makkelijk te maken, zetten we de meest gestelde vragen nog even overzichtelijk op een rij.
Wat is HR Process Mining?
HR Process Mining is het visueel maken van HR-processen, op basis van bestaande event logs uit diverse systemen.
Wat zijn de voordelen van HR Process Mining?
Met Process Mining krijg je objectief inzicht in je processen, op basis van data en duidelijk gevisualiseerd. Hiermee kun je processen verbeteren en standaardiseren, wat leidt tot onder meer blijere medewerkers en efficiëntere procesessen.
Wat is het verschil tussen Process Mining en BI?
Process Mining valt onder BI (Business Intelligence). Zodra je aan de slag gaat met Process Mining, is er altijd een businessvraag die met visualisaties en KPI’s beantwoord kan worden.
Wat is het verschil tussen Process Mining en Data Mining?
Bij Data Mining ga je op zoek naar patronen in de data, waarmee je bepaalde factoren kunt achterhalen die leiden tot een bepaald resultaat. Bij Process Mining gaat het specifiek om de volgorde en tijd van events, die je vergelijkt met de happy flow.
Wat is het verschil tussen Process Mining en Process Mapping?
Het belangrijkste verschil is dat Process Mapping een handmatige actie is, die door werknemers zelf wordt uitgevoerd. Het is dus een stuk minder objectief dan Process Mining, wat op basis van data gebeurt.
Is mijn data wel geschikt voor Process Mining?
Onze ervaring leert dat zeker voor de belangrijkste processen altijd data beschikbaar is die we kunnen gebruiken. Blijkt tijdens de analyse dat we onvoldoende of onjuiste data hebben, of de uitkomsten zouden kunnen verfijnen met andere data, dan bespreken we hoe we deze gegevens alsnog kunnen verkrijgen.
Hoe begin ik met HR Process Mining?
Start met je scope en je focus. Leg de te onderzoeken processen vast, verzamel data en doe de analyse op basis waarvan je verbeterinitiatieven kunt starten. Daarna wordt het een doorlopend proces.
Gedetailleerd Dienstenoverzicht
HR Analyses
Effectmeting/ROI
Gelijk loon gelijk werk (Equal Pay)
Gender Mobility
Personeelsverloop
Strategische Personeelsplanning
Verzuimanalyse
Recruitment Bias Check
Talent review
Beloning
Engagement
Inhuur
Kosten
Learning & Development
Management Development
Medewerkersegmentatie
Organisational Netwerk
Performance
HR Process Mining
Productiviteit
Recruitment
Reorganisatie/Herstructurering
Succession Management
Medewerkersonderzoeken
Arbeidsmarktpositionering
Cultuuronderzoek
Employee Engagement
Employee Net Promotor Score (eNPS)
Employee Value Proposition (EVP)
Employee Journey Mapping
Inclusie Onderzoek
Manager Feedback
Medewerkersbetrokkenheid
Medewerkersbevlogenheid
Medewerkerstevredenheids (MTO)
Kwalitatief onderzoek HR
Onboarding
Pulse
Voice of the Employee
Werkplezier
Arbeidsmarkt
Arbeidsmarktpanel
Arbeidsvoorwaarden Optimalisatie
Diversiteit
Gezondheid
Leiderschap
Medewerker Community/Panel
Persoonlijke Ontwikkeling
Retentie
Rolduidelijkheid
Sentiment
Strategic Alignment
Team Feedback
Thuiswerken
Vitaliteit
Werkbeleving
Werkdruk
Werkgeluk
Werksfeer
Werkstress
HR Transformatie
HR Analytics Strategie
HR Analytics Product Owner
HR Analytics Outsourcing
HR Academy
HR Dashboards
Interesse? Maak een afspraak!
